Kennisportal Inkoop - Kennisportal Inkoop

Prestatieinkoop

‘Prestatieinkoop’ is de Nederlandse vertaling van Best Value Procurement. Dit is het gedachtegoed van de Amerikaanse hoogleraar Dean Kashiwagi.

Prestatieinkoop gaat over een andere wijze van het vinden en behouden van een samenwerking tussen klant en leverancier. Het is meer dan een inkoopmethode die een paradigma verandering vraagt van de inkoper (rol van expert verandert naar het herkennen van de expert).

De inkoopfilosofie van prestatieinkoop staat haaks op de gangbare filosofie van controleren door middel van zeer gedetailleerde specificaties, dichtgetimmerde contracten, inspecties en controles. Bij prestatieinkoop wordt de toeleverancier juist erkend als expert, waarbij dus in plaats van nadruk op controle achteraf de nadruk zwaar op het voortraject ligt.

De principes van prestatieinkoop zijn zowel in de private als in de publieke sector toepasbaar. Soms vereist de toepassing in de publieke sector een kleine aanpassing echter het proces van prestatieinkoop bestaat altijd uit vier fasen.

De eerste fase is de voorbereiding van het project. Vervolgens vindt het proces van aanbiedersselectie plaats. Dit is het eigenlijke inkoopproces (of gunningsproces). De aanbieder die het beste uit de bus is gekomen krijgt een zogenaamde “pre-award” en mag het project tot in detail uitwerken. Deze periode is bedoeld om geheel voorbereid aan de laatste fase te kunnen starten: de daadwerkelijke uitvoering.

Stap 1: Voorbereiding inkoopproject

De filosofie van prestatieinkoop hecht een grote waarde aan “vooruitdenken”. Niet alleen vanuit de kant van de aanbieders (tijdens het aanbestedingstraject of inkooptraject van de opdrachtgever), maar óók van de inkooporganisatie / opdrachtgever zelf (voorafgaand aan de aanbesteding).
Dit verklaart waarom allereerst aandacht besteed wordt aan de voorbereiding van het daadwerkelijke inkoopproces door de opdrachtgever. De voorbereiding kent de volgende stappen:

Kiezen van een sponsor
Opstellen van een strategisch kader
Kiezen en opleiden van een kernteam
Kiezen van een project
Opstellen van een planning
Kiezen van de wegingsfactoren
Opstellen van een kerndocument
Maken van een shortlist
Uitnodigen van de aanbieders
De opleidingsbijeenkomst

Stap 2: Inkoopproces

Nadat de voorbereiding is afgerond, wordt gestart met het daadwerkelijke inkoopproces. De vier ingrediënten van de methodiek van prestatieinkoop, die gezamenlijk als filter dienen zijn:

PPI (Past Performance Information)
RAVA plan (Risk Assessment en Value Added plan)
Planning
De interviews

Vervolgens wordt de wijze beschreven waarop er een ranking plaatsvindt. Dit gebeurt op basis van vier bovengenoemde ingrediënten en de prijs die de aanbieder voorstelt. Na de voorbereidende fase door het team, sturen de aanbieders hun propositie in. Deze bestaat uit een prijs, Past Performance informatie, een RAVA plan en een planning. Het RAVA plan en de planning worden beoordeeld door het team. Op basis van deze plannen worden (mogelijk) een
aantal aanbieders uit het proces gefilterd. De aanbieders die doorgaan naar de volgende fase worden geïnterviewd. De teamleden van de opdrachtgever beoordelen de interviews. Uiteindelijk wordt er een ranking gemaakt op basis van de scores op het RAVA plan, de planning, de interviews én de Past performance en prijs die de aanbieders hadden ingestuurd. De prijzen en de scores van de aanbieders op Past Performance worden pas bij de ranking onthuld, die later in het proces “geopende enveloppen” worden.

Stap 3: Pre-award fase

De pre-award fase is de fase na het feitelijke inkoopproces waarbij de (beoogde) opdrachtnemer de tijd krijgt om het project van A tot Z te plannen. Dit is de fase waar de (beoogde) opdrachtnemer echt de diepte induikt.

Het is te vergelijken met een Project Start Up (PSU), waarbij opgemerkt kan worden dat soms een PSU pas na gunning plaatsvindt en de pre-award (zoals de naam ook aangeeft) juist voorafgaand aan de gunning plaatsvindt. De PSU wordt gedaan om er zeker van te zijn dat als het contract er daadwerkelijk is, de partijen aan de gang kunnen in de implementatie / de uitvoering.

De pre-award fase is de meest belangrijke fase uit het proces. Belangrijker dus nog dan het feitelijke inkoopproces. Alleen de aanbieder die naar aanleiding van de PPI (Past Performance Information), RAVA plan, interviews, planning en prijs als beste uit de bus is gekomen gaat door naar de pre-award fase. Hiermee worden transactiekosten bespaard voor alle overige aanbieders

Waarom is de pre-award fase zo belangrijk?

Hierdoor kan de (beoogde) opdrachtnemer proactief handelen in plaats van reactief
De (beoogde) opdrachtnemer kan aangeven wat hij op welk moment van de opdrachtgever verwacht en hem daarop aanspreken
Het geeft de (beoogde) opdrachtnemer de kans om verrassingen richting de opdrachtgever te minimaliseren (en daarmee te voorkomen dat hij straks een slechte beoordeling krijgt)
Het geeft de (beoogde) opdrachtnemer de tijd om het project van A tot Z te plannen, inclusief alle details

Stap 4: Uitvoering

De vierde stap is de uitvoering. Het inkoopproces is (bijna) achter de rug en de opdrachtgever heeft uit een lijst van mogelijke aanbieder zijn opdrachtnemer geselecteerd. Deze heeft het project helemaal in het vizier: er is een gedetailleerde planning van A tot Z en de risico’s zijn beschreven (met name de voor de opdrachtnemer niet-beheersbare risico’s). Voor elk van die risico’s zijn maatregelen genoemd die van toepassing zijn op het moment dat de risico’s zich daadwerkelijk voordoen.

Indien de opdrachtnemer al het mogelijke doet om risico’s die zij niet kan beheersen te minimaliseren (door middel van het risicomanagementplan) en het risico treedt tóch op dan is de opdrachtgever (en niet de opdrachtnemer) verantwoordelijk. Indien de opdrachtnemer een presterende aanbieder is die in het belang van de klant denkt zal deze alles doen om het risico te managen en te minimaliseren; het is wel zo dat de opdrachtgever dan verplicht is de opdrachtnemer te betalen voor afwijkingen die niet door de opdrachtnemer worden veroorzaakt. In de uitvoering wordt gewerkt met wekelijkse rapportages, waarin aangegeven wordt welke risico’s die week zijn opgetreden.

Het risicomanagementplan en de wekelijkse rapportage zorgen er samen met de technische eisen voor dat;

De opdrachtnemer in het belang van de opdrachtgever werkt
Iedereen die bij het project betrokken is voor zijn deel verantwoordelijk is
Het project een preplanning kent om de risico’s die voor de opdrachtnemer niet beïnvloedbaar zijn te minimaliseren
De transactiekosten tussen opdrachtnemer en opdrachtgever worden geminimaliseerd
De opdrachtnemer bezig is met het minimaliseren van de risico’s die hij wél en die hij níet beheerst en dat de risico’s die hij niet beheerst wekelijks terugkomen in het Quality Control Plan
Geïdentificeerd wordt wat de bron is van de niet-voorziene risico’s

In het boek “Prestatieinkoop” van Jeroen van de Rijt en Sicco Santema wordt de filosofie en uitvoering van Best Value Procurement uitgebreid beschreven.

Downloads:

Scenter en RWS, Best Value Procurement in Nederland, mei 2011