Inkoopproces

Het inkoopproces is op de te delen in zes onderdelen:

1. Specificeren
   Het uitzoeken welke goederen/diensten nodig zijn en wat de precieze wensen zijn.
2. Selecteren
   Aan de hand van onderzoek kijken welke leverancier de beste producten tegen de beste prijs levert.
3. Contracteren
   Het contracteren van de juiste leverancier en tevens onderhandelen over de condities.
4. Bestellen
   Het daadwerkelijk bestellen van de goederen die nodig zijn zoals gespecificeerd in stap 1.
5. Bewaken
   Het bewaken van de levering, gekeken naar beveiliging en controle van de goederen.
6. De nazorg en evaluatie
   Zorgen dat de goederen intern op de juiste plek komen en worden geadministreerd. Daarnaast het gehele proces evalueren en archiveren.

Aan de hand van deze zes onderdelen is het inkoopproces ook naar niveau in te delen. Omdat het al om de daadwerkelijke inkoop gaat is er geen sprake meer van strategische beslissingen.

Uiteraard veranderen ook tijdens het proces enkele zaken. Zo kan er in het begin worden gekozen uit vele specificaties terwijl er naarmate er meer keuzes worden gemaakt minder mogelijkheden overblijven. Zie daarvoor ook onderstaande grafiek.

Mogelijke knelpunten in het inkoopproces:
Van Weele geeft aan dat het inkoopproces en de indeling zoals bovenstaand wel een ideaal plaatje zijn. In de praktijk zijn er ontzettend veel mogelijke knelpunten. Een aantal belangrijke zijn:

• Gebruik van leveranciers- respectievelijk merkspecificaties, wanneer orders naar vertrouwde voorkeursleveranciers worden uitgeschreven i.p.v. naar de beste. Dit is slecht voor de onderhandelingspositie.
• Onzorgvuldige leverancierskeuze, wanneer een leverancier niet goed in de gaten wordt gehouden of van tevoren gecheckt is, kan dit tot onprettige verassingen leiden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld faillisement van de leverancier waardoor leveringen niet meer doorgaan ondanks dat er betaald is.
• Onvoldoende deskundigheid met contracteren, misverstanden en onduidelijkheid door slecht contracteren, lezen of begrijpen van het contract is een veel gemaakte fout. Hierdoor blijken later bijvoorbeeld kosten voor een partij te zijn terwijl deze in de veronderstelling was dat de ander hiervoor zou betalen.
• Administratieve organisatie, het ontbreken van goede procedures en chaotische administratie kan tot grote problemen leiden wanneer stukken kwijt raken en zaken dubbel worden gedaan.

Publicaties over het inkoopproces:

-  Inkoopproces, Regicon

-  Laatste stap in inkoopproces, Business Logistics, 2006

-  Rapport Inkoopproces thuiszorg, College Toezicht Zorgverzekeringen, 2003 

-  Inkoopproces, Rob Steegh, Yacht Management, 2002