Inkoopfunctie

Bij de inkoopfunctie draait het om vier primaire taken (A. van Weele, 1997). Deze vier taken bieden maatstaven en eisen aan de medewerkers en leiding van de inkoopafdeling met als doel een complete afhandeling van het gehele inkoopproces zonder dat er zaken blijven liggen of onvoldoende aandacht krijgen. Hieronder worden de vier primaire taken nader toegelicht.

Zorgen voor continuïteit van de bedrijfsprocessen
Hierbij gaat het om het intern voldoen aan de vraag. Met andere woorden, het inkopen van de benodigde goederen om het bedrijf te laten functioneren en produceren. Ook wel de beschikbaarheidstaak genoemd. Wanneer deze taak niet naar behoren wordt uitgevoerd is dat slecht voor de continuïteit van het bedrijf en voor het vertrouwen in de inkoper.
Het reduceren van de inkoopgebonden kosten
Bij het reduceren van de inkoopkosten wordt er onderscheid gemaakt tussen twee bepaalde manier. Enerzijds zal de inkoopafdeling proberen een lage prijs of korting te bedingen bij de leveranciers zelf. Dit bijvoorbeeld door middel van hoeveelheidskorting (Quantumkorting). Anderzijds kan er een reductie van de kosten worden bereikt op het gebied van bijvoorbeeld voorraad- en risicokosten. Belangrijk hierbij is dat wordt gekeken naar de total-cost. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan het verbeteren van een band met een leverancier waardoor de leverbetrouwbaarheid toeneemt en de veiligheidsvoorraad met alle daarbij behorende kosten kan worden gedrukt.
Het verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
Naast het op korten termijn reduceren van de verschillende kosten is het voor een bedrijf uiteraard van groot belang dat er ook naar de toekomst en de strategie van de onderneming wordt gekeken. In feite komt dit erop neer dat de inkoopafdeling de risico's moet minimaliseren door het spreiden van de vraag over een variëteit aan leveranciers. Afhankelijkheid van leveranciers moet zoveel mogelijk worden beperkt en desnoods moet er worden gekeken naar vervangende producten. Het gaat hier dus om zekerstelling van de inkoopbehoeften op de lange termijn.
Product- en procesvernieuwing
Bij inkoop draait het echter niet alleen om de kostenreductie van een bepaald in te kopen goed. Bij veel ondernemingen wordt verder gekeken en wordt de inkoopafdeling actief betrokken bij de ontwikkeling van een (nieuw) product. Op deze manier wordt al op de tekentafel gekeken welke goederen het voordeligst en meest betrouwbaar zijn om te gaan gebruiken in een product. Integratie tussen afdelingen binnen een onderneming is immers een uitstekend middel om kosten te drukken.

De inkoopfunctie is van grote invloed op het ondernemingsresultaat. We maken hierbij een onderscheid tussen directe en indirecte bijdragen aan het ondernemingsresultaat.

Directe bijdragen aan het ondernemingsresulaat
Hierbij gaat het om het inkoopaandeel en het financiële verschil dat kortingen en reducties mee brengen in het ondernemingsresultaat. De daadwerkelijke kosten dus.

Indirecte bijdragen aan het ondernemingsresultaat
Dit is vaak van grotere invloed dan de directe bijdragen. Hierbij kan gedacht worden aan standarisatie, voorraadverminderingen, product- en procesverbetering e.d. Oftewel, allemaal onderdelen die bijdragen aan de concurrentiepositie.

Het vier-fasenmodel van Burt
Volgens de Amerikaanse inkoophoogleraar D. Burt doorloopt het inkoopproces binnen een onderneming vier fasen.

De administratieve functie, in de eerste fase zijn inkopers enkel administratief bezig met het verwerken en afhandelen van orders van de gebruikers binnen de onderneming. Veel bedrijven komen nooit uit de eerste fase en maken nimmer optimaal gebruik van de inkoopfunctie.
De mechanische functie, hierbij is de inkoop voornamelijk gericht op het sluiten van de goedkoopste transactie en leveranciers worden feitelijk gezien als 'vijanden' waartegen enkel een zo laag mogelijke prijs moet worden bedongen.
Pro-actieve functie, in deze fase gaan de inkopers initiatieven nemen en wordt er meer naar de lange termijn gekeken. Leveranciersmanagement en relaties komen meer aan bod en ook de logistieke kant met bijvoorbeeld JIT wordt onderdeel van het proces.
Professionele en strategische functie, in deze fase heeft inkoop zich ontwikkeld tot een ondernemende en extraverte afdeling die betrokken wordt bij strategische en tactische beslissingen en ontwikkelingen van het bedrijf en goed contact heeft met, zowel intern; de ontwikkelafdeling, productie e.d. als extern; leveranciers e.d.

De vier visies op de inkoopfunctie
Bijna samenvallend met de vier fases zijn er ook vier hieraan gekoppelde visies van een management.

Besteloriëntatie, de inkopers zijn zijn enkel verantwoordelijk voor het afhandelen van bestelorders en het toezicht op tijdige levering door de leveranciers.
Commerciële oriëntatie, Inkopers moeten zeer defensief zijn en (te) veel aandacht besteden aan het zoeken en bedingen van de laagste prijzen.
Logistieke oriëntatie, de beoordeling van de inkoopprestaties gaat hier op basis van prestatie-indicatoren en de inkoper is verantwoordelijk voor het veiligstellen van voldoende (maar niet teveel) voorraad voor de korte en lange termijn.
Strategische oriëntatie, inkoop kan een grote bijdrage leveren aan de concurrentiepositie van de onderneming en dat realiseert het management zich. Een extraverte benadering richting de leveranciers is dan ook het devies en ook intern wordt inkoop overal bij betrokken met het oog op verbetering en de toekomst.

Publicaties over de inkoopfunctie:

- Checklist elementen inkoopfunctie, Factomedia, 2004