Inkoopcontrol

Bij Inkoopcontrol wordt in feite in de gaten gehouden in hoevere de inkoopdoelen daadwerkelijk worden bereikt. Aan het begin van een periode stellen een onderneming en een afdeling doelen voor de komende periode. Bij inkoop kan bijvoorbeeld gedacht worden aan:

• Reducering van de inkoopkosten
• Verbetering van de samenwerking voor risicogoederen (lange termijn)
• Flexibilisering van het inkoopproces
• Verlaging van de levertijden
• Terugdringen aantal facturen

Inkoopcontrol houdt zich dus bezig met het zorg dragen dat de opgestelde doelen ook daadwerkelijk worden bereikt en kijkt daarnaast naar mogelijke oplossingen wanneer de afdeling de doelen niet haalt. Het gaat hierbij om twee soorten analyses:

1. Kwantitatieve analyse, richt zich op de financiële kant. Controleert de bedragen waarmee de inkoopafdeling werkt.
2. Kwalitatieve analyse, richt zich op de kwaliteit van de inkoopafdeling. Middels interviews en bijvoorbeeld de Balance score card.

Een van de middelen die wordt gebruikt door inkoopcontrol voor de kwantitatieve analyse is de spend analyse.

De spend analyse
Bij de spend analyse wordt de crediteurenadministratie gecontroleerd. Dit hoeft echter niet in het standaardsysteem maar kan ook in een "ghost"-systeem. Het gaat dan om een kopie van het daadwerkelijk systeem waarin wordt gewerkt zodat het echte realtime systeem niet wordt aangetast. In de spend analyse worden vier gegevens uit de factuur van gecontroleerd:

1. het bedrag
2. de leverancier
3. de kostensoort
4. de kostenplaats

De factuur bevat uiteraard meer gegevens maar deze zijn niet van belang voor de spend analyse. Zie voor een uitgebreid verhaal over de spend analyse de bijlage Inkoopcontrol, compliance and the box, onderaan de pagina. Deze spend analyse wordt doorgaans op vaste basis eens in de zoveel tijd uitgevoerd.

Een manier van inkoopcontrol met betrekking tot de kwalitatieve analyse is de balance score card.

De balanced score card
Dit is een methode waarbij wordt gekeken naar de lange termijn. Terwijl oude analyses vrijwel nooit ruimte gaven voor nieuwe plannen omdat ze zich teveel op het heden richten kijkt de balance score card meer naar de lange termijn.

De balanced score card werkt met vier perspectieven:

1. Het financiële perspectief
   Het gaat hierbij om de toegevoegde waarde op het financieel resultaat door de inkoopafdeling.
   
   

2. Het klant perspectief
   Hierbij gaat het om de mate waarin aan de klantwensen wordt voldaan.
   

3. Interne proces perspectief
   Hierbij wordt gekeken welke processen essentieel zijn in de eigen bedrijfsvoering.
   

4. Innovatieperspectief
   Vanuit dit perspectief worden de zaken vastgesteld die van belang zijn voor het inspelen op de veranderende markt. Er wordt dus gekeken naar de toekomst.

Kosten van kwaliteit
Als we kijken naar de kosten van kwaliteit hebben we het in feite over de benodigde kosten om de kwaliteit van het product te waarborgen. Deze kostengroep kan worden opgedeeld in een viertal categorieën:

1. Preventiekosten
   Dit zijn de kosten die worden gemaakt om te voorkomen dat er fouten worden gemaakt. Denk hierbij aan product- en procescontroles, het opstellen van procedures en handboeken, het voorzien van training en opleiding e.d.
2. Beoordelingskosten
   Hierbij gaat het om het minimaliseren van de kosten als er fouten zijn opgetreden. Er wordt gekeken naar de processen en de producten.
3. Foutenkosten
   Wanneer er daadwerkelijk een fout optreed in het productieproces brengt dit uiteraard kosten met zich mee. In sommige gevallen kunnen deze echter worden beperkt door kleine aanpassingen. De fouten worden dan ook ingedeeld in twee categorieën. Ten eerst de interne fouten, het gaat hierbij om fouten die in het proces gebeuren en nog verholpen kunnen worden. Uiteraard komen hier wel extra kosten bij kijken. Externe kosten worden pas opgemerkt als het product al bij de klant is en zijn dus 'niet' meer te verhelpen. Kosten die hieruit voortkomen zijn bijvoorbeeld het verlies aan goodwill, het afhandelen van klachten en het retourzenden van afnemers.
    

Publicaties over inkoopcontrol:

-  Balanced Score Card voor inkoop, R van der Honing en F. Schotanus

-  Inkoopcontrol, compliance and the box, J. Telgen, Universiteit Twente