Er is veel te doen rondom de gewenste competenties van inkopers. Inmiddels is duidelijk dat de wereld van de inkoper is veranderd en daarmee de competentie-eisen voor het succesvol uitoefenen van zijn functie. Naast de “klassieke” inkoopcompetenties als analytisch denken, onderhandelingvaardigheid, planmatig werken en kostenbewustzijn zijn de nieuwe competenties met name klantgerichtheid, samenwerken, ondernemersschap en communicatieve vaardigheden.
De persoonlijkheid van iemand staat vast, maar competenties zijn trainbaar. Nu is het natuurlijk de vraag hoe een inkoper deze competenties (het beste) kan trainen. Een middel hiervoor is het inkoopcompetentieplan (ICP). Zoals je allemaal uiteindelijk zelf verantwoordelijk bent voor je loopbaanontwikkeling, is de inkoper ook eigenaar van zijn ICP en hij stelt hem dus ook voornamelijk zelf op (in overleg met betrokkenen als zijn manager, hrm’er of een coach).
Van het orakel van Delphi uit de Griekse oudheid stamt de spreuk ‘ken u zelve’. Dit geldt natuurlijk ook voor de inkoper. Naast gezonde zelfkennis zijn het de mensen met wie de inkoper samenwerkt die het best zicht hebben op de effectiviteit van de competenties die hij inzet. Als start van een ICP wordt dit in kaart gebracht door een nulmeting in de vorm van een 360° feedback. Dit is een vragenlijst over de specifieke inkoopcompetenties en het huidige niveau van deze competenties dat de inkoper laat zien in de praktijk. De vragenlijst wordt door de diverse interne en externe contactpersonen van de inkoper ingevuld. Dit zijn bijvoorbeeld zijn collega-inkopers, de leidinggevende, zijn interne klanten en externe leveranciers.
Het Inkoopcompetentieplan bestaat uit zes stappen:
1. Vaststellen huidig competentieniveau
2. Vaststellen gewenst competentieniveau
3. Ontwikkelingsdoelen
4. Ontwikkelingsactiviteiten
5. Ondersteuning
6. Voortgang
Lees meer over inkoopcompetenties in het artikel "Hoe ontwikkelt u uw inkoopcompetenties" in Facto Magazine van juni 2006.
Hieronder vindt u een overzicht van mogelijke competenties:
Leiding geven
Richting en sturing geven aan medewerkers in het kader van hun taakvervulling; stijl en methode van leiding geven aanpassen aan betrokken medewerker/groep medewerkers en situatie.
Groepsgericht leiding geven
Richting en sturing geven aan een groep medewerkers in het kader van hun taakvervulling; samenwerkingsverbanden tot stand brengen en handhaven om een gesteld doel te bereiken.
Coachen
Richting en sturing geven aan een medewerker in het kader van diens taakvervulling; stijl van coachen aanpassen aan medewerker en situatie zodat betrokken medewerker zich optimaal kan ontwikkelen.
Delegeren
Eigen taken, beslissingsbevoegdheden en verantwoordelijkheden op duidelijke wijze toedelen aan de juiste medewerkers; effectief gebruik maken van tijd en vaardigheden van de medewerkers.
Plannen en Organiseren
Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, acties en middelen aangeven om bepaalde doelen te kunnen bereiken.
Voortgangsbewaking
Opstellen en bewaken van procedures om de voortgang van taken of activiteiten van medewerkers en van de eigen taken en verantwoordelijkheden te bewaken en zeker te stellen.
Ondernemerschap
Signaleren en zakelijk afwegen van kansen in de markt zowel voor bestaande als nieuwe producten/diensten; op deze kansen inspelen teneinde zakelijk voordeel te behalen.
Marktgerichtheid
Laten blijken goed geïnformeerd te zijn over ontwikkelingen in de markt en technologie.
Klantgerichtheid
Onderzoeken van wensen en behoeften van de klant en hiernaar handelen. Anticiperen op behoeften van klanten en een hoge prioriteit geven aan servicebereidheid en klanttevredenheid.
Probleemanalyse
Signaleren van problemen; herkennen van belangrijke informatie; verbanden leggen tussen gegevens. Opsporen van mogelijke oorzaken van problemen; zoeken naar ter zake doende gegevens.
Oordeelsvorming
Gegevens en mogelijke alternatieve handelwijzen in het licht van relevante kenmerken tegen elkaar afwegen en tot realistische beoordelingen komen.
Besluitvaardigheid
Beslissingen nemen door middel van het ondernemen van acties of zich vastleggen door middel van het uitspreken van oordelen.
Visie
Afstand nemen van de dagelijkse praktijk. Een beeld ontwikkelen van de toekomst en op basis hiervan koers bepalen voor de eigen functie of het organisatieonderdeel.
Organisatiesensitiviteit
Onderkennen van invloed en gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op andere onderdelen van de organisatie; onderkennen van belangen van andere onderdelen van de organisatie.
Omgevingsbewustzijn
Laten blijken goed geïnformeerd te zijn over organisatorische, maatschappelijke en politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren (binnen of buiten de organisatie) en deze kennis effectief benutten voor de eigen functie of organisatie.
Leervermogen
Nieuwe informatie en ideeën in zich opnemen en effectief toepassen.
Creativiteit
Met oorspronkelijke oplossingen komen voor problemen die met de functie verband houden. Nieuwe werkwijzen bedenken ter vervaging van bestaande.
Mondelinge communicatie
Ideeën en meningen aan anderen duidelijk maken, gebruik makend van duidelijke taal, gebaren en non-verbale communicatie. Taal en terminologie aanpassen aan de anderen.
Schriftelijke communicatie
Ideeën en meningen duidelijk maken in een rapport of document dat de juiste opzet en structuur heeft, grammaticaal correct is en dat de juiste taal en terminologie voor de lezer bevat.
Mondelinge presentatie
Mondelinge presentatie; ideeën en feiten op heldere wijze presenteren, gebruik makend van terzake doende middelen; presentatie afstemmen op de behoeften van het publiek.
Luisteren
Belangrijke informatie op pikken uit mondelinge mededelingen. Doorvragen; ingaan op reacties.
Sensitiviteit
Zich bewust tonen van andere mensen en de omgeving alsmede de eigen invloed hierop. Gedrag dat getuigt van het onderkennen van de gevoelens en behoeften van anderen.
Overtuigingskracht
Gebruik makend van de juiste stijl en argumenten proberen anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en trachten instemming te verkrijgen met bepaalde plannen, ideeën of producten.
Onderhandelen
Effectief communiceren van eigen standpunten en argumenten en het ontdekken en benoemen van gemeenschappelijke doelen op een wijze die tot overeenstemming en acceptatie bij beide partijen leidt.
Impact
Een goede eerste indruk op anderen maken en deze behouden.
Samenwerken
Een actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat of probleemoplossing, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is.
Sociabiliteit
Zich zonder moeite onder andere mensen begeven. Gemakkelijk naar anderen toestappen en zich gemakkelijk in gezelschap mengen.
Aanpassingsvermogen
Doelmatig blijven handelen door zich aan te passen aan veranderde omstandigheden, taken, verantwoordelijkheden en/of mensen.
Stressbestendigheid
Effectief blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag, teleurstelling of tegenspel.
Onafhankelijkheid
Acties ondernemen die meer gebaseerd zijn op eigen overtuiging dan op een verlangen een ander een plezier te doen. Een eigen koers varen.
Vasthoudendheid
Bij een bepaald actieplan of opvatting blijven totdat het beoogde doel bereikt is of ophoudt redelijkerwijze bereikbaar te zijn.
Flexibel gedrag
Indien zich problemen of kansen voordoen de eigen gedragsstijl veranderen teneinde het gestelde doel te bereiken.
Initiatief
Kansen signaleren en ernaar handelen. Liever uit zichzelf beginnen dan passief afwachten.
Inzet
Stellen van hoge eisen aan het eigen werk en daarnaar handelen. Laten zien niet tevreden te zijn met een gemiddelde prestatie.
Ambitie
Gedrag vertonen dat erop gericht is succes te boeken. Zichzelf ontwikkelen teneinde succes te bereiken.
Zelfontwikkeling
Inzicht hebben in eigen sterktes en zwakten. Op basis hiervan acties ondernemen om eigen kennis en vaardigheden te vergroten/verbeteren en zodoende beter te presteren. Actief gericht zijn op zelfontwikkeling.
Integriteit
Handhaven van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in activiteiten die met de functie te maken hebben.
Discipline
Zich voegen naar het beleid en/of de procedures van de organisatie. Bij onduidelijkheid of veranderingen bevestiging zoeken bij de juiste autoriteit.
Organisatieloyaliteit
Eigen gedrag in lijn brengen met de behoeften, prioriteiten en doelen van de organisatie.
Resultaatgerichtheid
Actief gericht zijn op het behalen van resultaten en doelstellingen en de bereidheid tonen om in te grijpen bij tegenvallende resultaten.