Inkoopbeleid

Gekeken naar inkoop zijn er een heleboel perspectieven en visies op mogelijk beleid. Een overheidsorgaan kijkt op een heel andere manier tegen inkoop aan als een particuliere handelsonderneming. Daarom bespreken we in dit onderdeel enkele beleidsuitgangs-punten en kijken we naar de verschillende vormen van inkopen in verschillende bedrijfstakken.

Beleidsuitgangspunten

1. Gebruikersgerichtheid
   Bij inkoop ligt de situatie precies andersom dan bij verkoop. Waar bij verkoop de eigen mogelijkheden bekend zijn en de klant moet worden gezocht die hierop aansluit zijn de mogelijkheden bij inkoop onbekend. Wat men weet is de vraag vanuit de onderneming en het is de taak van de inkoper om hier een geschikte leverancier bij te vinden die capabel genoeg is om het goede product in de juiste hoeveelheid aan te leveren. Het uitgangspunt is dan ook om aan de wens van de gebruiker (de eigen onderneming) te voldoen.
   
   
2. Cross-functionele benadering
   Belangrijk bij inkoop is niet het individuele resultaat van de afdeling maar het resultaat van de onderneming. Wanneer de inkoopafdeling zonder overleg de kosten verlaagd door nog maar één maal per twee weken te laten beleveren i.p.v. eens per week kan dit voor de rest van de onderneming grote problemen en hiermee kosten met zich meebrengen. Teamwork is dus het sleutelwoord als het gaat om inkoop binnen een onderneming.
   
   
3. Resultaatgerichtheid
   Inkoop wordt vaak gezien als een dienstverlenende afdeling die enkel tegemoet dient te komen aan de interne wens. Wat vergeten wordt is dat veranderingen, zowel positief als negatief, bij inkoop van groot resultaat zijn op het bedrijfsresultaat. Het is dan ook van groot belang dat inkoop pro-actief is binnen een onderneming en altijd met alternatieven komt voor dure oplossingen.

Instrumenten inkoopbeleid
Binnen inkoop is er een aantal instrumenten die gebruikt kunnen worden ter uitvoering van het inkoopbeleid.

1. Inkooplogistiek
   Dit instrument is erop gericht om zowel de inkomende goederenstroom en het bestelproces te optimaliseren. Er is een aantal specifieke aandachtsgebieden:
   -  Bestelbeleid
   -  Verkorten van doorlooptijden
   -  Controle op de interne bestelaanvragen
   -  Controle op de leveringsbetrouwbaarheid van leveranciers
   
   
2. Kwaliteitsbeleid
   Hierbij gaat het voornamelijk om materiaalspecificaties, het gaat niet om de producten, maar om de functies van de producten. Belangrijk is dan ook dat deze op degelijke wijze worden vastgelegd en met enige regelmaat aan de kaak worden gesteld.
   
   
3. Prijsbeleid
   Middels dit beleid moet tot een zo gunstig mogelijk resultaat worden gekomen met behulp van de marktprijzen. Hiervoor dient kennis van de markt en de kosten van de in te kopen producten in huis te zijn. Doel is om via deze kennis de kosten zoveel mogelijk te drukken zonder dat dit een negatief resultaat heeft op het bedrijfsproces (bijvoorbeeld vertraging door lange levertijden).
   
   
4. Leveranciersbeleid
   Dit beleid richt zich op het opzetten, verbeteren en afbreken van contacten met leveranciers. Voor een onderneming is het allereerst altijd belangrijk om goede leveranciers te hebben die betrouwbaar en goed geprijsd zijn. Zijn deze nog niet gevonden, dan zal hiernaar moeten worden gezocht en contact moeten worden gelegd. Uiteraard dient het contact met (huidige) leveranciers constant te worden verbeterd. Op deze manier kunnen makkelijker kortingen en betere voorwaarden worden bedongen. Ten slotte kan het ook zo zijn dat een leverancier niet meer voldoet aan de voorwaarden of dat een betere leverancier zich aanbiedt. In deze situatie dient ervoor te worden gezorgd dat de oude leverancier met zo min mogelijk problemen (en kosten) wordt los gelaten.
   
   
5. Communicatiebeleid
   Met behulp van communicatie dienen de bedoelingen van de inkoopafdeling en het bedrijf in zijn geheel zowel intern als extern duidelijk te worden gemaakt. Dit zodat er een duidelijk beleid is en zodat iedereen weet waar hij aan toe is. Daarnaast dienen middels goede communicatie de beste inkopers aangetrokken te worden. Ten slotte kan er naar de leveranciers worden gecommuniceerd over orders en kan de vraag worden doorgegeven. Goede communicatie versneld, verduidelijkt en beveiligd het proces!

Inkoopmarktonderzoek
Bij inkoopmarktonderzoek wordt er in feite extern gekeken wat er intern verbeterd kan worden. Kan een bepaald productieproces sneller? Kunnen de levertijden niet korter? Volgens Fearon (1976) kan er bij marktonderzoek onderscheidt worden gemaakt tussen drie hoofdgebieden:
-  Materialen, goederen en diensten
-  Leveranciers
-  Systemen en procedures

Dit is echter niet de enige opdeling die gemaakt kan worden bij inkoopmarktonderzoek. Een andere veel gebruikte mogelijkheid is om de markt in te delen naar formaat. Ook hierbij is sprake van drie categorieën:

• Macro-economisch
  Heeft betrekking op de algemene economische welvaart. schommelingen in verschillende markten, loonpeil, orderposities e.d. komen hierin aan bod.
  
  
• Meso-economisch
  Eén stap specifieker komen we bij meso-economisch. Hierbij wordt het onderzoeksvlak toegespitst tot bedrijfstakken. Vaak zijn er instanties die de gegevens van een bedrijfstak bijhouden zoals bijvoorbeeld de winstgevendheid e.d. Een voorbeeld van zo'n instantie is het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS).  
  
  
• Micro-economisch
  Ten slotte kan er op het kleinste niveau worden gekeken naar de micro-economische situatie. Hierbij richt de blik zich op individuele leveranciers en kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de winstgevendheid of betrouwbaarheid van één bepaalde leverancier.

Publicaties over inkoopbeleid:

- Model inkoopbeleid afdeling inkoop, 2000