Inkoop binnen overheid

De inkoopfunctie binnen de overheid heeft een bijzondere positie. Als we kijken naar de kenmerken van de taak en de klanten van de overheid, dan vallen drie dingen op die relevant zijn voor inkopers bij overheidsorganisaties:

1. De overheid wordt gezien als bewaker van het algemeen belang.
2. Een overheidsorganisatie hoeft niet te concurreren, maar ze moet wel publieke verantwoording kunnen afleggen over de keuzes die zij maakt.
3. Van de overheid wordt een voorbeeldfunctie verwacht.

De waarden voor een overheidsinkoper zijn vaak conflicterend:

• Efficiënt en effectief omgaan met publieke middelen.
• Het door de politiek gedefinieerde algemeen belang boven belang van individu en eigen organisatie stellen.
• Een voorbeeldrol van integriteit uitstralen en continu handelen in zowel de letter als de geest van het beleid.
• Zorgen voor objectieve, transparante en democratische verantwoording.

Om de individuele rechtspersoon of burger te beschermen tegen een al te willekeurig gebruik van de rol van de overheid, dient het overheidshandelen aan bepaalde gedragsnormen te voldoen. Dit zijn de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. In het kader van inkoopmanagement zijn dit met name het gelijkheidsbeginsel, het zorgvuldigheidsbeginsel, het motiveringsbeginsel, het verbod op ‘detournement de pouvoir’, het vertrouwensbeginsel en het ‘fair play’ beginsel.

Naast de gedragsnormen heeft de overheidsinkoper ook te maken met specifieke wetten en regelingen die van invloed zijn op het handelen. Het betreft onder andere de Europese aanbestedingsrichtlijnen, de Wet Openbaarheid van Bestuur, de Archiefwet en de Comptabiliteitsvoorschriften. Daarnaast dient iedere inkoper zich te houden aan de ‘beroepscode voor de inkoper’ van NEVI.

Bovenstaande waarden, normen, wetten, regelingen en de beroepscode dienen als uitgangspunt voor de inkoopvisie en het daaruit voortvloeiende inkoopbeleid in de overheidsorganisatie.

Ook in overheidsorganisaties dienen alle onderdelen van de inkoopfunctie op elkaar af te worden gestemd. Dit betekent allereerst een helder inkoopbeleid en concrete inkoopdoelstellingen die zijn afgestemd op het organisatiebeleid. Het inkoopbeleid bevat keuzes op economisch, organisatorisch, ideëel en ethisch gebied. Algemene uitgangspunten hierbij zijn transparantie, non-discriminatie en objectiviteit. In een jaarlijks inkoopactieplan (IAP) wordt invulling gegeven aan het inkoopbeleid en de daarbij horende doelstellingen (zoals bijvoorbeeld innovatief en duurzaam inkopen).

De meest wenselijke inkooporganisatie is vaak die van de ‘gecoördineerde inkoop’. Dit combineert de voordelen van een centrale en decentrale inkoop en voorkomt de nadelen.

Een professionele inkoopfunctie binnen de overheid is dus noodzakelijk en kan een bijdrage leveren aan een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering. Daarmee draagt ze ook bij tot het nakomen van de maatschappelijke verantwoordelijkheid en is het een borging van de bestuurlijke integriteit.