Contractmanagement

Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Het doel hiervan is volledige benutting van contracten te faciliteren en management-rapportages te genereren.

In feite is contractmanagement een onderdeel van informatiemanagement. Het gaat er immers om dat de juiste contactgegevens op het juiste moment voor de juiste persoon beschikbaar zijn. De inzet daarbij is dat er klant - leveranciersrelaties ontstaan en in stand blijven die formeel en informeel, contractueel en contactueel gebaseerd zijn op duidelijkheid over gemaakte afspraken, procedures, wederzijdse samenwerking en profijt.

De doelstellingen van contractbeheer (-management) in het algemeen:

Het sluiten van contracten; het verkrijgen van goede afspraken en het reduceren van onzekerheden over toekomstige prestaties.
Het uitvoeren van contracten; het zorgdragen voor de juiste prestaties, met de juiste kwaliteit, op het juiste moment, op de juiste plaats en met de juiste hoeveelheden.
Het beëindigen van contracten; op een voor de organisatie zo gunstig mogelijk moment en manier.

Organisatorisch bestaat het contracteerproces in feite uit vier onderdelen:

Het sluiten van contracten (specificeren, selecteren en contracteren).
Registratie van de contracten (contractbeheer).
Het managen van de uitputting en mutatie bij wijzigingen van contracten (contract-management).
Het bewaken van data in het contract (verlengen en beëindigen).

Om een adequaat contractbeheer uit te kunnen voeren is het noodzakelijk om documentbeheer toe te passen. De volgende eisen kunnen aan documenten worden gesteld.

Documenten moeten uniek identificeerbaar zijn.
Documenten moeten herleidbaar zijn.
De opstelling, beoordeling en autorisatie van documenten is aantoonbaar in over-eenstemming met de daarbij behorende procedures.
De wijze van archivering van originele documenten en werkexemplaren is beschreven en ondergebracht in de AO processen.
De (wettelijke) bewaartermijnen voor documenten worden nageleefd.

Om een adequaat documentbeheer uit te voeren, dient invulling te worden gegeven aan de bovenstaande eisen.

Contractbeheer is een integrale schakel binnen een organisatie en dus geen opzichzelf staande geïsoleerde activiteit. Dit is goed te zien in onderstaande afbeelding waarin het proces contractbeheer in het totale proces wordt geplaatst.

De stappen A t/m D worden hieronder kort benoemd:

A: Input komt voornamelijk uit de interne organisatie en heeft betrekking op de gegevenswijzigingen en informatieaanvraag. Denk aan aanvullingen op contract-gegevens, vraag over de opzegdatum van een contract, verzoek tot rapportage, etc. Ook kan input van de leveranciers een belangrijke bron van informatie vormen. Denk aan nieuwe contactpersonen, gewijzigde tarieven, telefoonnummers, etc.

B: Administratief proces; contractbeheer.

C: Output bestaat uit informatievoorziening en moet voldoen aan de informatiebehoefte van de organisatie. Hier wordt de toegevoegde waarde van contractbeheer goed zichtbaar.

D: Strategisch niveau; de verantwoordelijke voor contract- en leveranciersmanagement wordt van de benodigde informatie voorzien.

Publicaties voor contractmanagement:

- Contractmanagement, T.W. van der Heijde, 2000

- Contractbeheer en contractmanagement, NPPP, 2004

- Introductie in contractmanagement, T.W. van der Heijde, 1998

- Contractmanagement vanuit juridisch perspectief, Taco Huizinga, 2004