Stappenplan Prestatiewaarderingsmeting van kandidaat-leveranciers
SC 5.1 - 1
SC 5.1
Stappenplan Prestatiewaarderingsmeting
van kandidaat-leveranciers
Algemeen
Leveranciersbeoordeling door metingen wordt gebruikt om de prestaties van
leveranciers ten opzichte van elkaar te kunnen vergelijken en om de resultaten
bij onderhandelingen te kunnen gebruiken. Mogelijke meetonderwerpen zijn
leveringsbetrouwbaarheid en de prestaties van de leverancier op het gebied van
producten, diensten, informatie en geld. Maar ook leveranciersontwikkeling en
-management; daarnaast kwaliteit, organisatiedoorlichting, financiële vergelij-
kingen en resultaatbeoordeling, en minder goed meetbare elementen als com-
municatie, reactiesnelheid en klantvriendelijkheid.
Meestal wordt bij een leveranciersbeoordeling een systematische evaluatie van
de prestaties ten opzichte van de verwachtingen gehanteerd. De verwachtingen
beginnen bij de leveranciersselectie en de leveranciersdoorlichting.
Stappenplan leverancierskeuze en de meetelementen
De leverancierskeuze begint met een gestructureerde vergelijking van de resul-
taten van de leveranciersdoorlichtingen:
Stap 1: het maken van een leverancierskeuzelijst op basis van de historische
gegevens en de toekomstverwachtingen van mogelijke kandidaten.
Stap 2: het vergelijken van de mogelijkheden van de eventuele huidige en
kandidaat-leveranciers.
Stap 3: het analyseren van de eigen behoefte in relatie met de leveranciers-
mogelijkheden op basis van kwantiteit, kwaliteit en kosten.
Stap 4: het combineren en analyseren van de gegevens in een gestructureerd
rapportagesysteem.
Bij de detailelementen van de vier stappen behoren gegevensverzamelingen
over:
·
de flexibiliteit van de leveranciers;
·
de mogelijke medewerking aan specificatie en productontwikkeling;
·
de mogelijkheden tot kostenverbeteringen;
·
de toekomstige inhoud van bestellingen en contracten;
·
de financiële situatie over omzet en resultaat.
15 Inkoopmanagement
www.factomedia.nl
december 2002
sc/sc_5_1
SC 5.1 - 2
Stappenplan Prestatiewaarderingsmeting van kandidaat-leveranciers
Het hieronder beschreven stappenplan is tijdrovend en kan alleen rendabel
worden toegepast bij belangrijke keuzemomenten wanneer substantiële volu-
mes ter discussie staan.
Stappenplan leveranciersdoorlichting en besliselementen
Stap 1:
beoordeel de kwaliteitsbenadering van de (kandidaat-)
leverancier.
Door interne audits en gesprekken met referenties wordt een beeld gevormd
over de kwaliteitsbenadering van de (kandidaat-)leverancier.
Inzicht in het eigen systeem van de leverancier is daarbij essentieel. Zo mogelijk
worden systemen van de verschillende kandidaat-leveranciers vergelijkbaar in
kaart gebracht.
Vergelijking van de resultaten levert een ranking over de kwaliteitsbenadering
van de leveranciers.
Stap 2:
beoordeel het werkelijke kwaliteitsniveau van de leverancier.
Door een strikte en concrete controle van de eigen kwaliteitsgegevens van de
leveranciers wordt een beeld verkregen over de werkelijke prestaties van de
leverancier.
Houd bij de beoordeling rekening met de manier waarop de leverancier zijn
eigen kwaliteitsprestatie in getallen en functies uitdrukt.
Soms is het aan te bevelen, in het vergelijkingsstadium, per leverancier binnen
een zelf gekozen cijferschaal een aangepaste kwaliteitsbeoordeling te geven.
Stap 3:
verzamel gegevens over de technische knowhow van de
leverancier en beoordeel de opgebouwde ervaringen met
anderen.
Organiseer gesprekken tussen technici en ontwikkelaars van het eigen bedrijf
en de mogelijke leveranciers. Zorg voor gestructureerde rapportage die verge-
lijking van leveranciers mogelijk maakt door middel van vragenlijsten met ja/
nee- of cijferbeoordelingen.
Indien de leverancier daarmee akkoord gaat, betrek dan ook klanten in deze
gesprekken.
Stap 4:
beoordeel de mogelijkheden van het productieapparaat.
Regel een overlegsituatie tussen het productiemanagement van het eigen bedrijf
en dat van de leveranciers. Zorg ook hier voor een gestructureerde rapportage
op basis van vragenlijsten en beoordelingscriteria.
Zorg voor een vergelijk van het eigen productieapparaat met dat van de leve-
ranciers en beoordeel de apparatuur en de organisatie.
Geef een oordeel over de toekomstmogelijkheden als leverancier van de eigen
bedrijfsproducten.
15 Inkoopmanagement
www.factomedia.nl
december 2002
sc/sc_5_1
Stappenplan Prestatiewaarderingsmeting van kandidaat-leveranciers
SC 5.1 - 3
Stap 5:
produceer een inschatting van de financiële stabiliteit van de
leverancier.
Het kiezen van een toekomstig mogelijke leverancier kan op basis van techni-
sche en kwalitatieve mogelijkheden een goede oplossing lijken, maar wanneer
de financiële stabiliteit van de kandidaat ter discussie staat, is de keuze een
nadere overweging waard.
Nader overleg met de financier en de huisbankier kan noodzakelijk zijn om tot
een juiste beslissing te komen.
Leveranciersmanagement
Met een gestructureerde methode om relaties met leveranciers op te bouwen en
te onderhouden kan na de keuze het management van de leveranciers worden
geregeld en gemeten. Daarmee is het leveranciersmanagement een ondersteu-
nende functie van inkoop.
Leveranciersmanagement betreft mensen, middelen en activiteiten en is gericht
op een langere-termijn-strategie maar kan ook betrekking hebben op opera-
tionele vraagstukken.
In het algemeen betreft het leveranciersmanagement:
·
de interactie tussen medewerkers van beide partijen;
·
de interactieve aanpassing van middelen en mogelijkheden;
·
de coördinatie van onderlinge activiteiten.
Bij de keuzeprocedure van toekomstige leveranciers behoort het leveranciers-
management een deel van de beslissingsketen uit te maken. Met als specifieke
aandachtspunten:
·
de selectie van de mogelijkheden van een leveranciersmanagement;
·
de analyse van de gewenste rol van de toekomstige leverancier;
·
de verwachte ontwikkeling van de specifieke leverancier;
·
de onderlinge taakverdeling tussen de toekomstige leverancier en het eigen
bedrijf.
Bron: ing. Peter Tj. Molenaar, P2S Inkoopadviesburo te Malden.
15 Inkoopmanagement
www.factomedia.nl
december 2002
sc/sc_5_1