Stappenplan Leveranciersevaluatie
SE 5.2 - 1
SE 5.2
Stappenplan Leveranciersevaluatie
Het begrip leveranciersevaluatie
In Kluwers Inkoop Begrippenlijsten wordt leveranciersevaluatie in relatie ge-
noemd met het begrip leveranciersbeoordeling maar wordt tevens gekoppeld
aan het begrip leveranciersdoorlichting. Daarnaast wordt leveranciersbeoorde-
ling beschreven als de beoordeling van een potentiële leverancier om inzicht te
verwerven in diens mogelijkheden.
Leveranciersdoorlichting is een methode waarbij specialisten van de afnemer de
organisatie van de leverancier aan een systematisch onderzoek onderwerpen.
Daarnaast wordt gebruikgemaakt van een leveranciersbeoordelingsmethode
(vendor rating).
In Kluwers Logistieke Begrippenlijst wordt leveranciersanalyse genoemd waar-
bij op basis van een aantal criteria en wegingsfactoren een leverancierskeuze
wordt voorbereid.
Andere gerelateerde begrippen
Naast de bovengenoemde begrippen rondom leveranciersevaluatie wordt nog
een aantal andere begrippen in een deel van de beschikbare literatuur gehan-
teerd:
·
inkoopverbeteringsplannen: waarbij vanuit de eigen inkooporganisatie
verbeteringsplannen worden opgesteld die kunnen doorwerken naar de
leverancier toe;
·
leveranciersaudit: een deel van de evaluatie door een gericht leveranciers-
bezoek met vragen;
·
leveranciersclassificatie: een vergelijkingsbeoordeling ten opzichte van an-
dere mogelijke leveranciers;
·
leveranciers inkoopbeleid: een door het inkoopmanagement opgesteld plan
voor leverancierskeuzes dat gebruikmaakt van de evaluatieresultaten;
·
leverancierskeuze ontkoppelingspunt: wanneer andere elementen dan eva-
luatieresultaten meespelen;
·
leveranciersmanagement: door het inkoopmanagement beschreven ele-
menten naast leverancierskeuzes, evaluatieresultaten en andere beoorde-
lingen die invloed hebben op de samenstelling van het leverancierspakket;
·
inkoopcoördinatie: als deel van het inkoopmanagement bij internationale
organisaties;
15 Inkoopmanagement
www.factomedia.nl
december 2002
se/se_5_2
SE 5.2 - 2
Stappenplan Leveranciersevaluatie
·
leveranciersselectie: is een beschreven procedure, te hanteren bij inciden-
tele en algemene keuzevragen bij het kiezen van leveranciers;
·
make or buy-beslissingen: te gebruiken wanneer er mogelijkheden zijn om
zowel bij externe leveranciers te kopen als gebruik te maken van eigen
productiefaciliteiten;
·
kwantitatieve inkoopbusiness-analyse: gebaseerd op inkoopaantallen en fi-
nanciële gegevens;
·
kwaliteitsmanagement: een onderdeel van de leveranciersevaluatie waarbij
kwaliteit het belangrijkste beoordelingselement is.
Definitie van de leveranciersevaluatie ten behoeve van dit
stappenplan
Ten behoeve van dit stappenplan wordt leveranciersevaluatie beperkt tot het
begrip: de beoordeling van potentiële leveranciers om inzicht te verwerven in de
mogelijkheden om aan de toekomstige inkoopbehoefte van de afnemer te kun-
nen voldoen.
Daarbij wordt ervan uitgegaan dat de afnemer voor de leverancier voldoende
belangrijk is om zich te verdiepen in de noodzakelijke en gewenste vragen van
het afnemers-management en dat de eerste leveranciersselectie van de afnemer
een goede is geweest.
N.B. In dit stappenplan worden geen formulieren getoond.
Het stappenplan
1.
Kiezen van leveranciers.
2.
Vragen aan leveranciers.
3.
Gegevensregistratie.
4.
Deelelementen en weegfactoren.
5.
Werkmethode.
6.
Resultaatbeoordeling.
7.
Leveranciersoverleg.
8.
Besluiten en verslag.
9.
Mededeling aan betrokkenen.
10. Uitvoering.
Stap 1.
Kies één of meer kandidaat-leverancier(s)
Baseer de keuze op de reeds verzamelde getallen en de informatie uit het ba-
sisonderzoek van de potentiële leveranciersmogelijkheden. Gebruik daarvoor
de resultaten van het desk- en fieldresearch. Hanteer lijsten en overzichten vol-
gens eigen inzicht of bedrijfs-standaardsystemen.
Stap 2.
Vraag meer informatie van de kandidaat-leveranciers
1.
Algemene gegevens en specifieke data-informatie (namen, adressen, num-
mers).
15 Inkoopmanagement
www.factomedia.nl
december 2002
se/se_5_2
Stappenplan Leveranciersevaluatie
SE 5.2 - 3
2.
Informatie over productiepotentieel en financiële omzetten.
3.
Referenties van klanten en leveranciers.
4.
Inzicht in de juridische structuur en organisatie van de onderneming.
5.
Omzet- en winst/verliesinformatie over x voorgaande jaren.
6.
Financiële en structurele toekomstverwachtingen.
7.
Informatie over het kwaliteits- en productiemanagement.
8.
Organisatieschema's met namen en verantwoordelijkheden.
9.
Informatie over kennis en kunde.
10. Extra informatie naar inzicht leverancier.
Stap 3.
Interne registratie en indeling van de ontvangen leveranciers
informatie
Tijdens stap 4 t/m 6 wordt door middel van de ontvangen leveranciersgetallen,
eigen weegfactoren, inzicht, kennis en ervaring een vergelijkbare beoordeling
van de verschillende kandidaat-leveranciers opgesteld.
Daarvoor is tenminste een gestructureerd overzicht nodig van de ontvangen
gegevens.
Bij stap 3 worden deze gegevens in zelf ontworpen of centraal genormaliseerde
overzichten verwerkt.
Stap 4.
Vaststellen van de deelelementen van de beoordelingsverge-
lijking
Volgens de elementen zoals genoemd in stap 2 worden de deelaspecten in de
beoordeling opgenomen en door middel van weegfactoren ingedeeld. Beschrijf
de methode van indeling en ontwerp of gebruik een basisformulier.
Stap 5.
Het doel en de inhoud van de beoordelingsvergelijking
Beschrijf en publiceer tijdens stap 5 het principe, het doel, de inhoud en de
manier waarop de mogelijke leveranciers voor dit project ten opzichte van el-
kaar worden vergeleken. Gebruik daarvoor de deelelementen van stap 3 en de
weegfactoren van stap 4.
Stap 6.
Vergelijkend totaalleveranciersoverzicht en interne
besluitvorming
Op basis van het overzicht van stap 3, de weegfactoren van stap 4 en de me-
thodebeschrijving van stap 5 wordt een vergelijkend totaaloverzicht van de
leveranciersmogelijkheden intern gepubliceerd. In besluitvormingsgroepen
(DMU decision making units) wordt de verdere voortgang bepaald.
Stap 7.
Overleg met de kandidaat-leveranciers en besluitvorming
Volgens de DMU-besluitvorming van stap 6 wordt met de geselecteerde leve-
ranciers de vergelijkbare resultaten besproken en volgt na een eventuele bij-
15 Inkoopmanagement
www.factomedia.nl
december 2002
se/se_5_2
SE 5.2 - 4
Stappenplan Leveranciersevaluatie
stelling de keuze van één of meer mogelijke leverancier(s) voor een toekomstige
behoefte aan capaciteit.
Bij deze besluitvorming wordt gekeken naar mogelijke capaciteiten en is er geen
onderhandeling over aantallen en/of prijzen opgenomen.
Stap 8.
Besluiten en verslagen
De besluiten uit het overleg van stap 6 en stap 7 worden in de verslaglegging en
de documentatie opgenomen en eventueel ter goedkeuring aan de verantwoor-
delijken voorgelegd.
Stap 9.
Mededeling over de besluitvorming aan de betrokkenen
Zowel aan de interne betrokken afdelingen als aan de betrokken leveranciers
wordt mededeling gedaan over de geaccordeerde besluitvorming.
Stap 10.
Uitvoering van de besluiten
Door planning worden de besluiten en verslagen van stap 8 in de organisatie ter
uitvoering opgenomen. Eventueel wordt daaraan een financiële of administra-
tieve controlemethode toegevoegd.
Bron: ing. Peter Tj. Molenaar, P2S Inkoopadviesburo te Malden.
15 Inkoopmanagement
www.factomedia.nl
december 2002
se/se_5_2