Waarom contractbeheer?
Inkoopforum Gemeenten
Carla Wortman YACHT L&P
10 juni 2004
y
Probleemstelling
Ontbreken centraal inzicht vigerende contracten;
Contracten raken zoek;
Oude contracten zwerven in organisatie;
Informatie uit vigerende contracten onbenut;
Contracten niet op tijd verlengd of beëindigd: financiële
consequenties.
Nu aandacht voor contractbeheer!
1.
Professionalisering van de inkoopfunctie;
2.
Kostenbesparing;
3.
Inzicht in welke contracten (verplichtingen) er
aanwezig zijn;
4.
Borgen van een adequaat contractbeheer en
contractmanagement.
Definitie contractbeheer
Fysiek en digitaal beheren van contracten, zodat de juiste
informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats
beschikbaar is!
V. Hijl
Doelstellingen contractbeheer
1.
Bij sluiten contracten verkrijgen van goede
afspraken en reduceren onzekerheden toekomstige
prestaties;
2.
Voor uitvoeren contracten zorgdragen voor
juiste prestaties met juiste kwaliteit op juiste
moment op juiste plaats met juiste hoeveelheden;
3.
Voor beëindigen contracten op een voor de
organisatie zo gunstig mogelijk moment.
Aspecten contractbeheer
Organisatorisch aspecten:
Juridische aspecten:
sluiten van contracten
aspecten welke door jurist
(specificeren, selecteren en
dienen te worden
contracteren);
beoordeeld.
registratie van de
contracten
(contractbeheer);
managen van de uitputting
en mutatie bij wijzigingen
van contracten;
(contractmanagement)
bewaken van data in
contract (verlengen en
beëindigen).
Voorwaarde goed documentbeheer
Uniek identificeerbaar;
Herleidbaar;
Opstelling, beoordeling en autorisatie
documenten aantoonbaar, in
overeenstemming met daarbij behorende
procedures;
Archivering originele documenten en
werkexemplaren beschreven en
ondergebracht in AO processen;
Bewaartermijnen documenten worden
nageleefd.
Het proces contractbeheer
1 Registratie &
1 Acties & Planning
Wijzigingen
2 Informatieaanvraag
2 (Her)onderhandeling /
Contractbehe
er
Rapportages &
Informatievoorziening
opzegging
3 Contact- &
Correspondentiegegevens
3 Beleid & Strategie /
Optimalisatie
A
B
C
D
De stappen in het proces
Stap A:
Input interne organisatie of leverancier,
betrekking op gegevenswijzigingen en
informatieaanvraag;
Stap B:
Administratief proces contractbeheer;
Stap C:
Output informatievoorziening,
informatiebehoefte van de organisatie;
Stap D:
Basis voor strategisch niveau contract-
en leveranciersmanagement.
Solide basis voor andere processen
Inkoopproces
LM & CM
1 Acties & Planning
2 (Her) onderhandeling / opzegging
Rapportages & Informatievoorziening
Contractbeheer
Spelers in contractbeheerproces
Contractbeheerder;
Inkoper / inkoopmanager;
Budgethouder / eigenaar van contract;
Leverancier;
Financiële afdeling;
Etc.
Taken contractbeheerder(s)
Beheer contractgegevens (groep gegevens);
Archivering contracten in fysieke / digitale vorm;
Bewaken van acties en planning;
Managementrapportages verstrekken;
Centraal aanspreekpunt.
Kosten en baten
Kosten:
Baten:
Aanschaf systeem;
Goede
Inrichten systeem;
informatievoorziening,
Instructie gebruikers;
waardoor effectiviteit en
efficiency verbeteringen
Ontwerpen en
kunnen optreden:
communiceren procedures;
Tijdswinst;
Borgen taken,
bevoegdheden en
Lagere kosten door
verantwoordelijkheden wij
schaalvoordelen;
betrokken medewerkers.
Betere prijs-kwaliteit
verhoudingen;
Standaardisatie;
Betaling geleverde
prestaties.
Conclusie
"If you are not in control of your contracts, you are not
in control of your business"
(Gartner)
Daarom contractbeheer!