Model Inkoopbeleid afdeling inkoop
MA 1.2 - 1
MA 1.2
Model Inkoopbeleid afdeling inkoop
1.
Beleid
De verantwoordelijkheid van de Afdeling Materiaalbeheer omvat de volledige
levenscyclus vanaf de eerste evaluatie tot de aankoop, ontvangst, uitgifte en
ordening van extra voorraad/uitrusting (indien het item enige restwaarde heeft
na gebruik). Het zal enkele andere specifiek daartoe bevoegde afdelingen wor-
den toegestaan om materialen aan te kopen of te inventariseren. Materiaalbe-
heer zal echter toezicht houden op al deze activiteiten.
2.
Procedure
A.
Verkoperrelaties:
We voeren een open-deurbeleid voor alle leveranciers die ons van dienst kun-
nen zijn in de vorm van nieuwe en verbeterde materialen en uitrusting. Deze
potentiële en bestaande leveranciers zullen allemaal vriendelijk en op tijd wor-
den ontvangen en we zullen al hun suggesties op een professionele en hoffelijk
wijze verwelkomen.
B.
Onderhandelingen:
Alle leveranciers dienen eerlijk en hoffelijk te worden behandeld en het ver-
trouwen in de leveranciers zal te allen tijde gerespecteerd worden. Hoewel we
zo veel mogelijk in het voordeel van onze organisatie willen inkopen door van
verstandige inkoopprincipes uit te gaan, zijn we ons ervan bewust dat de leve-
rancier een redelijke winst op goederen en diensten moet maken. We gaan
ervan uit dat alle aankopen op basis van concurrentieoverwegingen plaatsvin-
den, waarbij rekening wordt gehouden met de prijs, levering, kwaliteit en ser-
vice, en bij belangrijke aankopen dienen we waar mogelijk ten minste drie le-
veranciers een offerte te laten uitbrengen.
C.
Standaardisatie:
We hebben een actieve Commissie voor Waardeanalyse en Standaardisatie
waarin medewerkers van de belangrijkste bedrijfsafdelingen zitting hebben.
Deze commissie zal worden voorgezeten door de Materiaalmanager. Op an-
4 Inkoopmanagement
augustus 2000
ma/ma_1_2
MA 1.2 - 2
Model Inkoopbeleid afdeling inkoop
deren kan een beroep worden gedaan om specifieke kwesties te behandelen.
Deze commissie zal verantwoordelijk zijn voor de vermindering van het aantal
materiële zaken door meer onderling uitwisselbare zaken te gebruiken, nieuwe
producten te evalueren en te trachten verspilling tegen te gaan waar zulks wordt
aangetroffen.
D.
Voorraadbeheer:
Er zullen adequate en accurate controlelijsten worden bijgehouden van alle
voorraden, zodat met zo weinig mogelijk onverwachte vertragingen aan de
behoeften van de afdelingen wordt voldaan. De voorraadniveaus en de te be-
stellen hoeveelheden zullen worden berekend op basis van historisch gebruik en
verkoopvoorspellingen.
E.
Kapitaalgoederen:
De aankoop van alle kapitaalgoederen en de verwerving van alle bouwcon-
tracten dienen samen met de afdeling die hiervan gebruik gaat maken te worden
gecoördineerd ­ bijvoorbeeld, Financiën, Aankoop, of Onderhoud. Alle aan-
kopen zijn onderworpen aan goedkeuring van het budget en dienen op basis
van concurrentie-overwegingen te worden gedaan middels offertes en aan-
kooporders die door de afdeling Inkoop worden beheerd.
F.
Goedgekeurde aankopen:
De Afdeling Inkoop heeft de bevoegdheid en is volledig verantwoordelijk voor
de inkoop van alle voorraden en materialen. Alleen medewerkers van deze
afdeling en anderen die daartoe schriftelijk zijn gemachtigd door de CEO kun-
nen de onderneming binden aan een product, leverantiebron etc. Alle contrac-
ten van vertegenwoordigers dienen te worden gecoördineerd via Inkoop. De
bevoegdheid om de onderneming te binden is gedelegeerd aan inkopers die
naar behoren zijn gemachtigd om in naam van de onderneming contracten op
te stellen en te sluiten. De Afdeling Inkoop stelt de definitieve onderhandelin-
gen en orders vast. Alle aankopen van materialen zullen worden gedaan mid-
dels naar behoren goedgekeurde kooporders die vergezeld gaan van een goed-
gekeurd aanvraagformulier voor de goederen en diensten die vereist zijn.
G.
Classificatie Leveranciers:
We hebben een effectieve procedure voor de classificatie van leveranciers,
waarbij prijsstabiliteit, tijdige levering en kwaliteit permanent worden beoor-
deeld door de Afdeling Inkoop. Dit systeem biedt een eerlijke kwantitatieve
classificatie van alle leveranciers. We zullen de leveranciers op de hoogte stellen
van hun classificatie in die gevallen waarin dat nodig is, met name wanneer deze
classificatie beneden de normen komt die wij wenselijk achten.
4 Inkoopmanagement
augustus 2000
ma/ma_1_2
Model Inkoopbeleid afdeling inkoop
MA 1.2 - 3
H.
Factuurverwerking:
De Afdeling Boekhouding accepteert uitsluitend facturen die voortvloeien uit,
en in overeenstemming zijn met, de verstrekte kooporder. Elke afwijking op de
kooporder dient schriftelijk te worden goedgekeurd door de Afdeling Inkoop.
Tijdelijke en permanente overdrachten van materialen, zoals lenen, uitlenen,
proefmonsters, evenals zendingen, worden beheerd door Materiaalbeheer.
I.
De Ethiek:
Alle transacties dienen in overeenstemming te zijn met zowel het beleid en de
procedures van de onderneming als met alle toepasselijke overheidsrichtlijnen
en wetten. We hanteren de regel dat het geen van de werknemers van de on-
derneming is toegestaan om te dingen naar geschenken van bestaande of toe-
komstige leveranciers of geschenken van hen te aanvaarden. Alle zakenlunches
dienen op basis van reciprociteit plaats te vinden. We doen geen inkopen voor
persoonlijk gebruik door de werknemers of voor andere organisaties. In geen
geval zal enige gunst of enig voordeel worden gegund aan enige persoon of
enige groep buiten de invloed van de onderneming om.
Bron: Purchasing Manager's Guide to Model letters, memos & forms, ISBN 0-13-744913-5, auteurs:
Kenneth H. Killen, Robert L. Janson p. 490-491.
4 Inkoopmanagement
augustus 2000
ma/ma_1_2