Meeting Inkoop
mei 2003
Agenda
Wat verstaan we onder inkoop?
Definitie en proces
Wat betekent dit voor inkoop?
RASCI en wat is dit?
Hoe nu verder?
Wat is inkoop en wat is daar nu zo belangrijk aan?
Inkoop = Alles waar een externe factuur tegenover staat. Goederen & Diensten
Inkoop is belangrijk vanwege de financiele omvang
Kengetallen: omzet 2002 ca €. 26.000.000,00 bij ca XXX leveranciers
Inkoop is belangrijk ivm risicoafdekking: Financieel & juridisch (eigendom van
goederen, garantie, service)
Inkoop zorgt voor de inkoop van de juiste goederen en diensten in de juiste hoeveelheden,
juiste kwaliteit, op het juiste tijdstip en op de juiste plaats
Inkoopvolume naar leveranciers
Inkoopstructuur
Definitie en proces
Specificeren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
Bewaken
Nazorg
RASCI
Inkoopproces
Definitie + proces
Bestellen
Specificeren
Selecteren
Contracteren
Bestellen
Bewaken
Nazorg
Inkoopproces in RASCI
Kraljic
Inkoop is onvoldoende gestructureerd
Veel verschillende “inkopers”
Geen professioneel inkoopproces (specificeren wordt vaak overgeslagen)
Werken met huisleveranciers
Mogelijkheden tot besparingen ontbenut
Slechts incidentele onderlinge samenwerking
Inkooptools
Informatie
Afgesloten contracten
leveranciersprestaties
Hulpmiddelen
Offerte aanvraag (als template)
Offerte evaluatie (als template)
Checklist specificatie
Inkoopvoorwaarden
Een professionele inkoopfunctie is organisatiebreed
Inkoop in een breder (organisatie) prespectief
Hoe nu verder?
Maak een GAP analyse
Bevindingen hebben betrekking op bijvoorbeeld:
Opleiding
Positie inkooporganisatie binnen het bedrijf
Inrichting van de inkooporganisatie
Bemensing van de inkooporganisatie
Samenwerking tussen onderlinge afdelingen
Samenwerking met externen (klant / leverancier, gemeente, etc.)
(tools zijn oa.: Quick Scan)
30 mei 2002
*
*
*
Inkoop = Alles waar een externe factuur tegenover staat.
Goederen & Diensten
Interne aanvraag tot bestelling (ATB) omzetten in externe order, conform procedure en
procuratie.
Bestellen is het opdracht geven aan de leverancier om de gespecificeerde goederen volgens de
in het contract vastgelegde voorwaarden te leveren, ook wel afroepen genoemd.
Bestellen is de linking pin in de supply keten tussen eigen organisatie en die van de
toeleverancier.
Tegen minimale integrale kosten (inkoopprijs, inkoopkosten en proceskosten):
bestelkosten
transportkosten
voorraadkosten
handlingkosten
systeemkosten
administratiekosten
Integrale kosten zijn alle kosten welke gemaakt moeten worden om een product of dienst te
verwerven
TOTAL COST OF OWNERSHIP (TCO)
Specificeren is het omschrijven van de eigenschappen waaraan het product of dienst moet
voldoen.
functionele specificatie: gewenste prestaties, output, gebruiksdoel
technische specificatie: omgeving / systeem waarbinnen het product / dienst moet passen
commercile specificatie: budget, kosten
logistieke specificatie: verpakking, eenheid, artikelnummer
Per afdeling de gemaakte categorien invullen. Wat is het assortiment? Van welke producten /
diensten wordt verwacht dat ze het komende jaar nodig zijn?
Meer en meer een multi-functionele verantwoordelijkheid van n technologen n
gebruikers/eigenaren n inkopers.
Selecteren is het onderzoeken van welke leverancier(s) / dienstverleners op basis van eisen
en wensen van bedrijf (vastgelegd in selectie- en gunningscriteria) het meest in aanmerking
komen om het product te mogen leveren of de dienst te kunnen uitvoeren.
Selecteren van leveranciers / dienstverleners is een teamverantwoordelijkheid waarbij
betrokken kunnen zijn gebruikers, technische specialisten, productie, financiële experts,
juristen, klanten marketeers én inkopers.
Gebruik maken van de bedrijf vendorlist.
Het beleid is er op gericht, zoveel mogelijk materialen, materieel en diensten te betrekken
van firma’s, die aantoonbaar een kwaliteitssysteem hebben geïmplementeerd dat minstens
voldoet aan ISO 9001.
Bedrijf zal producten en diensten inkopen op basis van wederzijds overeengekomen
leveringsovereenkomsten.
Onderhandelen over c.q fine tuning van aanbiedingen:
technisch / functioneel deel
commercieel deel
juridisch deel
Leveringscondities, betalingscondities, bandbreedte rondom de vastgelegde
specificaties, looptijd, afroeporders, raamcontracten, jaarwerkorders, prijzen en mutaties dienen in een
contract geregeld te zijn.
Interne aanvraag tot bestelling (ATB) omzetten in externe order, conform procedure en
procuratie.
Bestellen is het opdracht geven aan de leverancier om de gespecificeerde goederen volgens de
in het contract vastgelegde voorwaarden te leveren, ook wel afroepen genoemd.
Bestellen is de linking pin in de supply keten tussen eigen organisatie en die van de
toeleverancier.
Tegen minimale integrale kosten (inkoopprijs, inkoopkosten en proceskosten):
bestelkosten
transportkosten
voorraadkosten
handlingkosten
systeemkosten
administratiekosten
Worden de gemaakte afspraken in het contract nagekomen door de betrokken partijen?
Levertijden, verpakking, factuur en orderinformatie, binnen de specificaties.
Klachten afhandelen.
Contractherziening indien nodig opstarten.
Vergelijkingsmateriaal is hierbij noodzakelijk:
kwantitatieve kengetallen en kwalitatieve kengetallen
Meten van prestaties van leveranciers (output):
kwaliteit (aantal afkeuringen, niet conform spec’s)
leverbetrouwbaarheid (te laat, te vroeg, te veel, te weinig)
innoverend vermogen leverancier
ethiek
veiligheid, kwaliteit en milieu aspecten.
Vendorrating kan leiden tot het indienen van claims indien leveranciers niet aan de verwachte
performance voldoen. Met name bij strategic + bottleneck items duidelijk een gewenste performance
afspreken.
Auditing is een instrument om naast de output ook de processen van de leverancier te
toetsen.
Bottleneck items
Strategic items
Leverage items
Non-critical items
Inkoop
belang
Marktcomplexiteit
Inkoopkracht benutten
Ordervolume optimaliseren
Specs, technisch & commerc.
Lange termijn contracten
Inkoop waarde
Volledige specs
Duidelijke prijsafspraken
Totale integrale kosten optimaal
Pakket beschrijving
Contracten werk derden
Voorraadbeheer
Specs o.b.v. contract
Verticaal:
Dit hefboom-effect is te bereiken
door middel van standaardisatie van
pakketten en het ”poolen” van orders
tussen afdelingen en BV’s.
Horizontaal:
het minder complex maken van de markt.
Dit is te bereiken door te zoeken in de markt
naar alternatieve leveranciers, die een
gelijk product of dienst kunnen leveren.
Alle activiteiten in de fasen van het inkoop/aanbestedingsproces
Alle afdelingen die deze activiteiten uitvoeren
Alle goederen/diensten/werken die worden ingekocht en aanbesteed
De administratieve afhandelingen van bestellingen en facturen
De inkoopfunctie beslaat:
Kortom: Inkoop is niet alleen de inkoopafdeling of inkoper