Contractbeheer en contractmanagement
1
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
Publicatie NPPP,
juni 2004
I N H O U D S O P G AV E
1. Inleiding
3
2. Snel aan de slag met contractbeheer en contractmanagement
4
2.1 Inleiding
4
2.2 Het contracteerproces
4
2.3 Welke activiteiten horen bij contractbeheer?
6
2.4 Huidige situatie
7
2.5 Eisen aan een contractbeheersysteem
8
2.6 Kosten en basten
9
3. Vragenlijst: Inventarisering Contracten
11
4. Contractbeheer bij de Rijksoverheid: HAFIR
15
2
5. Aandachtspunten bij de aanschaf van een contractbeheersysteem: een definitiestudie
16
5.1 Inleiding
16
5.2 Omgeving beschouwinggebied
17
5.3 De contractenmodule
19
5.4 Randvoorwaarden
25
6. Leveranciers software contractbeheer
26
7. Leden NPPP-werkgroep Contractmanagement
27
Bijlage: HAFIR Regeling Contractbeheer 1996
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
1 .
I N L E I D I N G
De publieke sector en de zorg geeft veel geld uit bij het verlenen van opdrachten voor werken,
leveringen en diensten. Uitbesteding op diverse gebieden neemt een grote vlucht. Steeds vaker
wordt gekozen om met (interne) diensten zakelijke afspraken te maken over de te leveren dien-
sten, producten en werken. Dit alles leidt in veel gevallen tot een forse toename van het aantal,
verscheidenheid en complexiteit van leveranciersrelaties en contracten.
Als de inkt van het contract is opgedroogd, gaat iedereen weer over tot de orde van de dag en wor-
den verantwoordelijkheden overgedragen aan de diverse functionarissen binnen de organisatie.
Het niet zorgvuldig overdragen van de informatie en de daarin opgenomen voorwaarden en SLA's
kan leiden tot discontinuïteit, frustratie en irritatie binnen de organisatie van opdrachtgever en
opdrachtnemer (leverancier, dienstverlener of aannemer).
Het is dan ook belangrijk om afspraken goed te borgen en de naleving te bewaken gedurende de
looptijd van een contract. Een adequaat opgezet en ingericht contractbeheer en het borgen van
contractmanagement is daarom onmisbaar.
3
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
Voor contractbeheer hanteren wij de volgende definitie:
Contractbeheer is het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijd-
stip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces.
Voor contractmanagement kan de volgende definitie gehanteerd worden:
Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende
contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt;
teneinde volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages
te genereren.
In feite is contractmanagement een onderdeel van informatiemanagement. Het gaat er immers
om dat de juiste contractgegevens op het juiste moment voor de juiste persoon beschikbaar zijn.
De inzet daarbij is dat klant - leveranciersrelaties ontstaan en in stand blijven die formeel en
informeel, contractueel en contactueel gebaseerd zijn op duidelijkheid over gemaakte afspraken,
procedures, wederzijdse samenwerking en profijt.
Een beproefd middel om dit te realiseren is het implementeren van een contractbeheer- en
contractmanagementprogramma waarbij twee elementen een grote rol spelen, namelijk het
contractbeheerproces en de interne organisatie van dit proces.
De werkgroep Contractbeheer en Contractmanagement hoopt u met deze publicatie een aantal
praktische tips en trucs aan de hand te doen, die u kunt gebruiken op weg naar een adequaat
contractbeheer en contractmanagement. Door borging van deze processen kunnen binnen uw
eigen organisatie besparingen worden gerealiseerd, risico's worden beheerst en betere en snellere
besluitvorming worden ondersteund.
NPPP, juni 2004
2 .
S N E L A A N D E S L A G M E T C O N T R A C T B E H E E R E N C O N T R A C T -
M A N A G E M E N T
2.1
Inleiding
Contractbeheer heeft als doel om de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in
lopende contracten en de juiste contractuele afspraken en informatie middels het voeren van
een daarvoor bestemde administratie. Deze informatie moet dus up-to-date en beschikbaar zijn
voor de betrokkenen of bevoegden. In grotere organisaties en daar waar producten en diensten
op grote schaal worden ingekocht zal contractbeheer ervoor zorgen dat veel (standaard) admi-
nistratieve werkzaamheden niet meer ten laste komen van inkopers of inkoop managers.
Contractbeheer neemt als activiteit echter wel tijd in beslag.
De doelstellingen van contractbeheer in het algemeen luiden:
1. Voor het sluiten van contracten; het verkrijgen van goede afspraken en het reduceren van
onzekerheden over toekomstige prestaties
2. Voor het uitvoeren van contracten; het zorgdragen voor de juiste prestaties met de juiste kwa-
4
liteit op het juiste moment op de juiste plaats met de juiste hoeveelheden.
3. Voor het beëindigen van contracten; op een voor de organisatie zo gunstig mogelijk moment.
Beheersmatig betekent dit:
1. (De)centraal beschikbaarheid van (informatie) uit contracten
2. Totstandkoming van contracten door de juiste personen in de organisatie op het juiste
moment
3. Bewaking en rapportage van de in de contracten vastgelegde activiteiten op het juist moment
door de juiste persoon
Door het ontbreken van centraal inzicht in vigerende contracten, ontstaat voor de organisatie
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
een onbeheersbare situatie. Contracten raken zoek, oude contracten zwerven in de organisatie
en informatie uit vigerende contracten blijft onbenut. Contracten worden mogelijk niet op tijd
verlengd of beëindigd met alle financiële consequenties ten gevolge.
Dit hoofdstuk beoogt een hulpmiddel te zijn om handen en voeten aan het contractbeheerpro-
ces te geven.
2.2
Het contracteerproces
Het proces
Het contracteerproces kan op de volgende wijze globaal worden beschreven
Organisatorisch:
sluiten van contracten (specificeren, selecteren en contracteren);
registratie van de contracten (contractbeheer);
managen van de uitputting en mutatie bij wijzigingen van contracten
(contractmanagement);
bewaken van data in contract (verlengen en beëindigen).
Juridisch: aspecten die door juristen dienen te worden beoordeeld.
Hierbij dient te worden opgemerkt dat samenwerking met de juridische afdeling in het contrac-
teerproces noodzakelijk wordt geacht. Rollen en verantwoordelijkheden in het proces kunnen
verschillen (afhankelijk van de inhoud), maar samenwerking is essentieel.
Verschillende disciplines zijn bij het contracteerproces betrokken (inkoop, jurist, budgethouder,
financieel manager etc.), maar ook in de nazorg ten aanzien van de uitvoering!
Documentbeheer
Om een adequaat contractbeheer uit te kunnen voeren is het noodzakelijk om documentbeheer
toe te passen. De volgende eisen kunnen aan documenten worden gesteld:
1. documenten moeten uniek identificeerbaar te zijn ;
2. documenten moeten herleidbaar zijn;
3. de opstelling, beoordeling en autorisatie van documenten is aantoonbaar en in overeenstem-
ming met de daarbij behorende procedures;
4. de wijze van archivering van originele documenten en werkexemplaren is beschreven en
ondergebracht in de AO processen;
5. de (wettelijke) bewaartermijnen voor documenten worden nageleefd.
5
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
Om een adequaat documentbeheer uit te kunnen voeren, dient invulling te worden gegeven aan
de bovenstaande eisen.
Organisatie
Contractbeheer is niet een op zichzelf staande, geïsoleerde activiteit in de organisatie.
Contractbeheer behoort een geïntegreerde schakel te zijn met andere processen en activiteiten.
1 R egistratie &
1 Acties & Planning
Wijzigingen
2 Informatieaanvraag
2 (Her)ond erhandeling /
Rapportages &
Contractbeheer
opzegging
Informatievoorziening
3 Contact- &
Correspondentiegegevens
3 Beleid & Strategie /
Optimalisatie
A
B
C
D
Schema 1
Contractbeheer als een geïntegreerde schakel.
De stappen A t/m D in het schema worden hieronder kort benoemd:
A: Input komt voornamelijk uit de interne organisatie en heeft betrekking op gegevenswijzigin-
gen en informatieaanvraag. Denk aan aanvullingen op contractgegevens, vraag over de opzeg-
datum van een contract, verzoek tot rapportage, etc. Ook kan input van de leveranciers een
belangrijke bron van informatie vormen. Denk aan nieuwe contactpersonen, gewijzigde tarie-
ven, telefoonnummers, etc.
B: Administratief proces; contractbeheer. Voor activiteitenoverzicht zie paragraaf 3.
C: Output bestaat uit informatievoorziening en moet voldoen aan informatiebehoefte van de
organisatie. Hier wordt de toegevoegde waarde van contractbeheer goed zichtbaar.
D: Strategisch niveau; de verantwoordelijke voor contract- en leveranciersmanagement wordt
van benodigde informatie voorzien.
De benodigde informatie (stap D) vormt de basis voor processen van tactische en strategische
aard; Contract Management (CM) en Leveranciers Management (LM) uitgevoerd door (senior) inko-
pers in overleg met de interne klant (schema 2).
Inkoopproces
LM & CM
1 Acties & Planning
2 (Her) onderhandeling / opzegging
Rapportages & Informatievoorziening
6
Contractbeheer
Schema 2
Contractenregister
Om een adequaat contractbeheer te kunnen invoeren, is de inzet van een tool, waarin registratie
kan plaatsvinden waarna output (o.a.managementrapportages) kan worden gegenereerd, noodza-
kelijk.
Een contractenregister kent de volgende omschrijving:
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
1 Een verzameling geautoriseerde contracten
2 Geregistreerd op een manier die tegemoet komt aan de informatiebehoefte vanuit de interne
organisatie
2.3
Welke activiteiten horen bij contractbeheer?
De naam contractbeheer maakt het in essentie al duidelijk: het beheren van contracten, fysiek en
digitaal, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is.
De volgende activiteiten kunnen in dit kader worden benoemd.
Beheer van contractgegevens
Alle relevante contractgegevens dienen (de-)centraal te worden geregistreerd en gedocumenteerd.
Wijzigingen en aanvullingen van die gegevens dienen bekend gemaakt te worden aan alle betrok-
kenen.
Archivering van contracten in de fysieke vorm
Een volledig contractdossier (van aanvraag tot contract) behoort op een efficiënte wijze te worden
beheerd. Originele exemplaren dienen te worden gescheiden van werkdossiers, welke toeganke-
lijk moeten zijn voor de organisatie. In het plan van aanpak zal de inhoud van het (fysieke)
contractdossier nader worden uitgewerkt.
Bewaken van acties en planning, tevens een signaleringsfunctie
Contractbeheer dient te worden ondersteund door een tool, waarbij (automatisch) herinneringen
op data kunnen worden gegenereerd. Activiteiten kunnen worden bewaakt. De contractbeheer-
der weet wanneer contracten aflopen, verlengd of gewijzigd moeten zijn. Hij of zij zal dan ook
alle betrokkenen hieromtrent informeren. Zo wordt bereikt dat er een efficiënte planning ont-
staat ten behoeve van interne besluitvorming.
Managementrapportages
De contractbeheerder draagt zorg voor (management-)rapportages. Gedacht kan worden aan de
volgende rapportages:
aantal leveranciers per inkooppakket
expiratiedata contracten
totaal aantal contracten / leveranciers etc.
De exacte inhoud van de rapportages zal per organisatie verschillen.
Centraal aanspreekpunt
7
De contractbeheerder beschikt over gegevens (en ondersteuning van middelen) om snel de inter-
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
ne organisatie te kunnen informeren over de contracten, leveranciersgegevens en wijzigingen.
Als een "Spin in het web" zal de contractbeheerder het contractbeheerproces kunnen ondersteu-
nen.
2.4
Huidige situatie
In veel organisaties is momenteel aandacht voor het onderwerp contractbeheer. Er is behoefte
aan (centraal) inzicht van vigerende overeenkomsten.
Oorzaak
Waarom is er in de huidige situatie geen (gezamenlijke) aandacht voor het onderwerp contract-
beheer?
Een aantal redenen (kunnen) zijn:
het ontbreken van een gezamenlijke aanpak
het onvoldoende belegd zijn van eenduidige inkoopprocessen en werkinstructies
het ontbreken van een tool (contractenregister)
een hoog Calvinistisch karakter van wederzijds vertrouwen in de uitvoering
toename van outsourcing activiteiten
Gevolg
De volgende gevolgen kunnen (eventueel) worden geïdentificeerd:
Activiteiten als gevolg van contractafspraken worden eerder reactief in plaats van pro-
actief uitgevoerd. Het komt regelmatig voor dat niemand van de organisatie de opzegdatum
ziet aankomen, terwijl men hier zeker tijdig moet reageren door rekening te houden met de
opzegtermijn en benodigde tijd voor interne besluitvorming. Interne besluitvorming dient in
dit geval ter inventarisatie of men nog gebruik wenst te maken van producten of diensten
onder dat contract. Hierover zullen meerdere personen en afdelingen moeten besluiten.
Versnippering van contracten en contractinformatie. Contracten en gerelateerde documen-
tatie zijn verspreid over meerdere afdelingen en personen, waardoor er geen (centraal) over-
zicht kan ontstaan van de situatie; denk aan verplichtingen, wijzigingen, opzeggingen.
Overall procesbewaking ontbreekt. Er kan dan ook geen sprake van grip op de situatie.
Slechte relatie met de leverancier en onnodige kosten. Niet tijdig ondernemen van acties en
inspelen op de verplichtingen draagt niet bij aan een goede, geoliede relatie met de leveran-
cier. Dit uit zich dan ook in misverstanden en onnodige kosten, in het bijzonder voor de afne-
mer.
2.5
Eisen aan een contractbeheersysteem
Globaal kunnen de volgende eisen aan een contractbeheersysteem worden gesteld:
1. Makkelijke en logische toegankelijkheid van contractdata, waarbij meerdere selectiemogelijk-
heden worden geboden. Denk aan: zoeken per leverancier, per dossier, per contractnaam.
2. Verdeling naar soort contract: mantelcontract, deelcontract, werkorder, SLA, etc. Gewenst
wordt de mogelijkheid tot het leggen van relaties tussen de contracten (eigenlijk gerelateerde
8
objecten) door middel van koppelingen of numerieke weergave. Denk aan mantelovereen-
komst deelovereenkomst werkorder. Ook moet soort dienstverlening of soort product in te
richten zijn per record. Denk aan hardware, software, consultancy, escrow, etc.
3. Mogelijkheid tot dossiervorming, omdat sommige activiteiten zoals projecten meerdere
contracten kunnen inhouden. Ook kan het record aangevuld worden met daaraan gerelateer-
de documentatie en correspondentie, voorgeschiedenis, offerteaanvragen en dergelijke. De
relatie tussen deze documenten moet dan zichtbaar worden gemaakt.
4. Rapportages: verschillende soorten (management-)rapportages dienen gegenereerd te kunnen
worden, waarbij rapportagesoorten makkelijk veranderd kunnen worden door middel van
parameters. Rapportages moeten uiteindelijk in MS Office producten gevisualiseerd kunnen
worden. Denk aan Excel en Access.
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
5. Automatische signaleringsfunctie om de gebruikers / contracteigenaren en andere bevoegden
aan te sporen tot benodigde acties. Hier valt te denken aan afloop- en opzegdatum, evalua-
ties, informatie ten behoeve van planning, etc. Er bestaat een extra wens om signaleringen
met bepaalde inhoud door middel van een mail aan de gebruikers te kunnen distribueren.
6. Koppelen van contractrecords met brondocumenten zoals Excel, Adobe, Word, en dergelijke
moet mogelijk zijn, waarbij aanvullende informatie uit die bestanden wordt geboden.
7. Verschillende gebruiker niveau's moeten mogelijk zijn (onderscheid lees- en schrijfrechten).
8. Mogelijkheid tot archivering van data en bestanden, zodat historie makkelijk op te vragen is.
9. Vrijheid en mogelijkheid om na installatie de functionaliteit verder te kunnen aanpassen aan
wensen en eisen, zonder daarvoor consultancy te hoeven inhuren of aparte module aan te
schaffen.
Onderstaand een voorbeeld van de structuur van een contractenregister.
9
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
2.6
Kosten en baten
Om de kosten en baten te kunnen identificeren, zal in een nader uit te werken plan van aanpak
aandacht moeten worden besteed aan de volgende zaken:
Kosten:
1. contractenbeheerder (personeel dat activiteiten uitvoert)
2. automatisering
3. kosten om te komen van oude naar nieuwe situatie (initieel); aanschaf / implementatiekosten,
ontwerpen en communiceren van nieuwe procedures, inrichten systeem en opleiding, verza-
melen data
4. kosten in nieuwe situatie (structureel); borging procedures, uitvoeren contractbeheerproces,
licentie, onderhoud en ondersteuning
Baten:
1. Effectiviteit- en efficiencyverbeteringen
2. Besparingspotentieel door verkregen inzicht
10
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
3 .
V R A G E N L I J S T: I N V E N TA R I S E R I N G C O N T R A C T E N
Inleiding:
Organisaties (bijvoorbeeld gemeenten) worden in toenemende mate geconfronteerd met enorme
hoeveelheden (en de belangen van) contracten waaraan de organisaties rechtens gebonden zijn.
Daarnaast bestaat de inschatting dat we niet optimaal met deze contracten omgaan. Het ontbre-
ken van een goed contractbeheer kan tot de volgende tekortkomingen leiden:
Contracten raken zoek
Informatie uit bestaande contracten blijft onbenut
Onduidelijkheid over hiaten of overlappingen tussen contracten
Correcte uitvoering van de contractafspraken wordt niet bewaakt
Contracten worden niet op tijd verlengd of beëindigd
Onduidelijkheid over wie de `houder' is van een contract
Onduidelijkheid of deze contractpartner wel de juist is
Geen inzicht in de omvang van de verplichting die met het contract is aangegaan
Een goede contractenadministratie en het proces erom heen kan voor veel van deze tekortkomin-
11
gen soelaas bieden. Contractbeheer kan als invalshoeken hebben: juridische kwaliteitszorg en
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
risicobeheersing, professionalisering van de inkoop, relatiebeheer, informatiebeheer en kosten-
beheersing.
Een belangrijke randvoorwaarde voor het opzetten van een goede contractenadministratie is het
creëren van draagvlak binnen de organisatie. Het verkrijgen van draagvlak is een absolute voor-
waarde voor het welslagen van een contractenadministratie.
Een tool die gebruikt kan worden voor het verkrijgen van draagvlak is om met behulp van een
vragenlijst een eerste inventarisatie van contracten binnen de organisatie inzichtelijk te maken.
Een voorbeeld van een dergelijke vragenlijst vindt u op de volgende pagina.
Met deze vragenlijst wordt inzichtelijk welke soorten van contracten er zijn en wat de globale
omvang is. Verder geeft deze inventarisatie inzicht in waar, hoe en door wie het contract binnen
een organisatie-onderdeel wordt geregistreerd, op welke wijze de totstandkoming plaatsvindt en
op welke wijze het contract wordt gearchiveerd.
Vragenlijst:
Vraag 1:
Worden er binnen uw sector contracten met externe derden gesloten resp. worden er
onderhandelingen met derden gevoerd die tot contracten kunnen leiden?
Vraag 2:
Wie zijn die derden?
Particulieren
Bedrijven
Overheid
Semi-overheid
Overig, nl ...
Vraag 3:
Wat voor een soort contracten worden er binnen de sector afgesloten?
Inkoop
aantal:
Verkoop
aantal:
Lease
aantal:
12
Huurkoop
aantal:
Inhuur
aantal:
Verhuur
aantal:
Onderhoud
aantal:
Dienstverlening
aantal:
Samenwerking
aantal:
Vraag 4:
Zijn bovenstaande contracten:
eenmalige contracten
aflopende contracten (Tijdsperiode bepaald)
aflopend met stilzwijgende verlenging
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
doorlopende contracten / duurcontracten
mantel/afroep contracten
...
Er kunnen drie fasen worden onderscheiden in het proces van contractvorming. De eerste is de
fase waarin de behoefte wordt vastgesteld en informatie wordt verzameld. In fase 2 wordt er een
beslissing genomen, contract afgesloten en vastgelegd/ opgeborgen. Fase 3 is de fase van nazorg.
In deze fase is er controle op rechten en plichten die uit het contract voortvloeien.
Vraag 5:
Hoe worden uw contracten geadministreerd? Maakt u gebruik van dossiers,
PC-bestanden, etc.? (Eén dossier met alle informatie van fase 1, 2 + 3)
Vraag 6:
Gebruikt u standaardcontracten?
Zo ja: Hoe zien die contracten eruit? Bijvoorbeeld: Opdrachtbrief.
Zo nee: Wat is daarvan de reden? Hoe komt een contract dan tot stand? Wie doet in
zo'n geval de juridische toets?
Vraag 7:
Welke gegevens worden er vastgelegd in fase 1:
Naam van gegadigden
Doel van het contracteren (aanschaf, samenwerking, dienstverlening etc.)
Vergoeding voor offertes?
Overige gegevens, zoals...
Vraag 8:
Welke gegevens worden er vastgelegd in fase 2:
Naam wederpartij
Naam afgewezen partijen
Betalingstermijnen
Aflevertermijnen
Opzegtermijnen
Contracttermijnen
Garantietermijnen
Overige rechten en verplichtingen
Vraag 9:
Welke gegevens worden er vastgelegd in fase 3:
Namen contractpartijen
Rechten en verplichtingen
Wijzigingen in contracten
13
Ervaringen met wederpartij omtrent nakoming contracten
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
Overig...
Vraag 10: Waar worden deze gegevens vastgelegd?
Decentraal in papiervorm
Centraal in papiervorm
Netwerksysteem (digitaal) Ë Naam:
Vraag 11: (a) Wie (functionarissen) is betrokken bij de verschillende fasen van contractbeheer? (b)
Hoe worden de betrokkenen op de hoogte gehouden van de laatste ontwikkelingen?
In fase 1a:
In fase 1b:
In fase 2a:
In fase 2b:
In fase 3a:
In fase 3b:
Vraag 12: Waar worden contracten bewaard?
Vraag 13: Wie is er bevoegd om contracten af te sluiten binnen uw sector?
Vraag 14: Wie waarborgt de volledigheid, duidelijkheid, juistheid van contracten?
Vraag 15: Hebt u inzicht in de status van contracten en zo ja, hoe zorgt u daar dan voor?
(Bijvoorbeeld termijnen, rechten en verplichtingen, opzegging)
Vraag 16: Bent u op elk moment op de hoogte van deze status of controleert u het regelmatig? Zo
ja, op welke wijze?
Vraag 17: Welke functionaris zorgt er binnen uw sector voor dat contracten worden nagekomen
en op de juiste wijze worden uitgevoerd?
Vraag 18: Hoe wordt er voor gezorgd dat contracten worden nagekomen en op de juiste wijze
worden uitgevoerd?
Vraag 19: Hoeveel tijd besteedt u aan de administratie rondom contracten?
Vraag 20: Wat zijn uw ideeën over de organisatie van contractbeheer?
Centraal, omdat...
Decentraal, omdat...
Combinatie, omdat...
Vraag 21: Wat voor een informatie wilt u uit een contractenbeheersysteem kunnen halen?
14
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
4 . C O N T R A C T B E H E E R B I J D E R I J K S O V E R H E I D : H A F I R
In relatie tot het uitgeven van algemene gelden is het belangrijk om het beheer van overeenkom-
sten goed te organiseren. De Rijksoverheid in de persoon van het Ministerie van Financiën heeft
dit onderkend. Het ministerie heeft reeds in 1996 een regeling aangaande contractbeheer uitge-
geven: het Handboek Financiële Informatie en Administratie Rijksoverheid (HAFIR). In deze rege-
ling worden verplichtingen opgelegd aan de ministeries om:
a. Overeenkomsten af te sluiten conform de wetgeving (internationale en nationale regelgeving);
b. Een zorgvuldig contractregister bij te houden;
c. Van elke overeenkomst met een waarde hoger dan genoemd in de Comptabiliteitswet een dos-
sier te voeren;
d. Contractbeheer binnen de organisatie bij één persoon te beleggen.
Op provinciaal en gemeentelijk niveau is niet een dergelijk besluit als hierboven beschreven.
Hoogstens kan gerefereerd worden aan het hoofdstuk XIV `De administratie en de controle' van
de provincie- en gemeentewet. Dit hoofdstuk verplicht de Gedeputeerde Staten en het College om
de financiële administratie te beschrijven en om jaarlijks onderzoek te doen naar de doelmatig-
15
heid en doeltreffendheid van (een onderdeel van) de organisatie. De werkgroep wil nadrukkelijk
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
aangeven dat het gebruik van de HAFIR bij andere overheden dan de rijksoverheid inzicht geeft in
de contracten die binnen de organisatie in gebruik zijn en daarmee kan leiden tot grote bespa-
ringsmogelijkheden.
Voor de tekst van de Regeling Contractbeheer uit de HAFIR en de bijbehorende nota van toelich-
ting verwijzen wij u naar de bijlage.
5 .
A A N D A C H T S P U N T E N B I J D E A A N S C H A F VA N E E N C O N T R A C T -
B E H E E R S Y S T E E M : E E N D E F I N I T I E S T U D I E
5.1
Inleiding
Aanleiding voor het project
De organisatie beschikt niet over voldoende inzicht in de contracten die zij met derden heeft
gesloten. De volgende vragen zijn niet gemakkelijk te beantwoorden:
hoeveel contracten bestaan er;
waar worden zij bewaard/beheerd;
zijn contracten inhoudelijk juist opgesteld;
hoe staat het met de looptijd,
bestaat de noodzaak tot verlenging of beëindiging;
welke verplichtingen heeft de organisatie?
Probleemstelling
16
Dit heeft tot gevolg dat de organisatie op dit punt over onvoldoende mogelijkheden beschikt om
adequate sturing te geven aan de vele activiteiten die zij binnen haar organisatie ontplooit. Er is
onvoldoende zicht op de rechten en verplichtingen waartoe de organisatie zich heeft verbonden,
wat risico's met zich brengt in de sfeer van gebondenheid aan iets dat niet (langer) gewenst is;
onjuiste/onvolledige naleving van aangegane verplichtingen (risico schadeplichtigheid jegens
contractpartij); fouten in besluitvorming of schadeclaims van contractpartijen of derden (omdat
men niet op de hoogte is van het bestaan/de inhoud van eerder afgesloten contracten); inefficiën-
te bedrijfsvoering (naast elkaar bestaan van meerdere contracten op hetzelfde aandachtsgebied
met verschillende partijen tegen verschillende voorwaarden/prijsstelling). Daarnaast bestaat het
risico dat bestaande contracten niet tijdig worden herzien of beëindigd, hetgeen onnodige kosten
met zich kan brengen. Ontbreken van voldoende inzicht in de contractpartijen brengt tevens de
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
onmogelijkheid om voldoende sturing aan leveranciersmanagement te geven, met zich mee.
Doelstelling
Te komen tot een goed contractenbeheer voor de organisatie door het ontwikkelen en ter beschik-
king stellen van een ondersteunend contractenbeheersysteem en het overtuigen van contractbe-
heerders binnen de organisatie van het nut en de noodzaak van een goed contractenbeheer.
Definitie contract
Onder een contract verstaan we
Afspraken en/of overeenkomsten met een wederpartij (buiten de eigen organisatie) waaraan rechten en ver-
plichtingen verbonden zijn.
Interne afspraken zijn hierbij dus buiten beschouwing gelaten.
Opbouw definitiestudie
In deze definitiestudie worden de volgende punten uitgewerkt:
Het beschouwinggebied ofwel waar hebben we het over als we spreken over een contractenbe-
heer systeem
De wijze van registreren van contracten
Procedures m.b.t. contracten
De vast te leggen gegevens
De vast te leggen documenten
Koppelingen naar bedrijfsprocessen
5.2
Omgeving beschouwinggebied
Organisatorische omgeving
Het afsluiten van contracten strekt zich uit over de hele organisatie. Ieder organisatie-onderdeel
is erbij betrokken. Uit de gehouden inventarisatie blijkt dat de organisatie zeer divers is; budget-
houders, afdelingshoofden, beleidsmedewerkers, FEZ medewerkers, teamchefs, afdelingshoof-
den, collegeleden, projectdirecteuren.
17
Er bestaat geen eenduidige lijn binnen de organisatie.
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
Vragen:
Wat is de rolverdeling in de diverse besluitvormingstrajecten tussen de centrale afdeling
Inkoop en de afdelingen?
Zijn er knelpunten in de huidige organisatorische setting?
Wat is de gewenste situatie qua organisatie?
Technische/procedurele omgeving
In het onderstaande schema is globaal de positionering van de Inkoopfunctie weergegeven.
18
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
Toelichting
Het gearceerde deel is het beschouwinggebied van het contractenbeheer systeem
Inkoop kan plaatsvinden via een Europese aanbesteding, een tactische aankoop met een
offerte traject of via een operationele aankoop.
Europese aanbesteding en tactische aankoop kan leiden tot een contract. Deze contracten
kunnen, indien nodig, worden geraadpleegd bij een operationele aankoop. Dit gaat dan met
name om raamcontracten waar een operationele aankoop binnen moet vallen.
Operationele aankoop gaat, op de directe aankopen na, altijd via een bestelbrief.
Zowel de uitkomst van een Europese aanbesteding, een tactische aankoop of een operationele
aankoop leidt tot het vastleggen van een verplichting in het financieel systeem.
Bij het afleveren van de goederen worden gegevens over de aflevering vastgelegd.
Bij het accorderen van de factuur kan het contract geraadpleegd worden om te controleren of
de factuur valt binnen de contractuele afspraken; de bestelbrief kan geraadpleegd worden om
te controleren of de factuur overeenkomt met de bestelling; de aflevergegevens kunnen
geraadpleegd worden om te controleren of de factuur overeenkomstig de aflevering is.
Gegevens over de leverancier zelf worden in een leverancierinformatiesysteem vastgelegd.
Deze gegevens zijn van belang bij het beoordelen van offertes en voor het genereren van
managementinformatie. Zolang er nog geen leverancier informatie systeem aanwezig is, zul-
len deze gegevens geregistreerd worden binnen het contracten beheer systeem.
Ook andere dan Inkoopcontracten worden vastgelegd. Hierbij moet gedacht worden aan
Verhuurcontracten, Verkoopcontracten, contracten m.b.t. samenwerkingsverbanden etc. Voor
sommige type contracten bestaan al specifieke systemen. Voorbeelden uit een gemeente zijn:
Begraafplaatsensysteem, grondtransactie systeem, erfpachtsysteem, planningssysteem voor
de culturele voorstellingen. De contracten die in deze aparte systemen worden geregistreerd,
worden vooralsnog niet in het contractenbeheer systeem opgenomen.
Het komt voor dat individuele afspraken worden gemaakt voor individuele opdrachten die
onder een mantelcontract vallen. Deze individuele afspraken moeten geregistreerd kunnen
worden.
Kwantiteiten
Aantal afgesloten contracten per type
Nieuwe contracten per jaar per type
19
Aantal wederpartijen
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
Aantal voortrajecten per type
Aantal beheers/nazorg trajecten per type
5.3
De contractenmodule
Het tot stand komen van een contract
Het proces m.b.t. het tot stand komen van een contract is onderverdeeld in drie fasen, namelijk
De precontractuele fase
De contractuele fase
De onderhoudsfase
De processchema's per fase luiden
20
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
Bij raamcontracten worden geen reserveringen en verplichtingen vastgelegd. De verplichting
ontstaat bij het afroepen van het product/dienst binnen het raamcontract.
De onderhoudsfase geldt alleen voor de duurcontracten. Eenmalige contracten hebben alleen
een garantietermijn.
Bij het uitvoeren van het contract worden de kwaliteitsgegevens (= ervaringsgegevens, prestatie-
gegevens) vastgelegd.
21
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
Aandachtspunten bij het vastleggen van contracten
Onderscheid gegevens versus documenten
Van de contracten worden gegevens vastgelegd in een database en documenten in een Document
Management Systeem (DMS). Daarnaast zullen procedures digitaal uitgevoerd worden middels
een workflowsysteem, waarbij vanuit het proces Documenten geraadpleegd worden uit en opge-
voerd moeten kunnen worden in het DMS. Ook moet het mogelijk zijn vanuit het workf low-
systeem gegevens te kunnen raadplegen uit en te muteren in het contractensysteem.
Schematisch uitgebeeld:
Wo rkflow
systeem
Raadplegen en
Raadplegen en
Muteren
Muteren
Gege vens o ver
Contrac ten
de co ntracten
Raadplegen
(DMS )
(contracten
systeem )
22
Raadplegen en
Raadplegen en
Muteren
Muteren
Handmatige
Handmatige
werkprocessen
werkprocessen
Hiërarchie in contracten
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
Het is mogelijk dat er relaties bestaan tussen verschillende contracten.
Een contract kan een onderdeel zijn van het hoofdcontract. Er bestaat dan een directe relatie
tussen beide contracten omdat het subcontract een uitwerking is binnen de randvoorwaarden
van het hoofdcontract.
Een contract kan een onderdeel zijn van een project. Het project bevat één of meer hoofdcon-
tracten.
Schematisch weergegeven:
Project
Hoofdcontract
Hoofdcontract
Hoofdcontract
Subcontract
Subcontract
Subcontract
Subcontract
Subcontract
Vast te leggen gegevens
In de contractenmodule worden gegevens vastgelegd over de contracten zelf. Deze gegevens zijn:
Gegevens uit de precontractuele fase
Projectnummer
Beschrijving onderwerp
Beschikbare budget
Codering uit het financiële systeem (kunnen meerdere budgetten zijn)
Datum passeren notaris
Naam interne medewerker die het contract moet ondertekenen
Omschrijving gemaakte afspraken (of koppeling naar DMS, als daar de documenten worden
geregistreerd)
Omschrijving aanbestedingsspecificaties + waar liggen de specificaties (of koppeling naar
DMS, als daar de documenten worden geregistreerd)
Omschrijving aangegane verplichtingen (of koppeling naar DMS, als daar de documenten
worden geregistreerd)
Intentieverklaring ja/nee + waar ligt de intentieverklaring + datum (of koppeling naar DMS,
23
als daar de documenten worden geregistreerd)
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
Leveranciergegevens (gegadigden; dus meerdere leveranciers)
Datum aanvraag offerte
Vervaldatum aanvraag offerte
Gegevens wederpartij (gunning)
Naam interne contactpersoon project
Afdeling
Gegevens wederpartij
Naam
Adres
Contactpersonen
Aankoopvolume
Typering wederpartij qua assortiment
Kwaliteitsaspecten (ISO certificering ja/nee; indicatie solvabiliteit; kwaliteitsaspecten perso-
neel)
Ervaringsaspecten (is levering correct; worden afspraken nagekomen)
Contractgegevens
Intern medewerker die verantwoordelijk is voor het contract (de probleemeigenaar)
Intern medewerker die het contract heeft ondertekend (naam en functie)
Leverancier met wie het contract is afgesloten
Type contract
Inkoop, verkoop, lease, huurkoop, inhuur, verhuur, onderhoud, dienstverlening, contracten
afgesloten in samenwerkingsverbanden, pacht, aannemingsovereenkomst, gecombineerd
contract (bijvoorbeeld koop/aanneming)
Soort contract
Standaard contract, raamcontract, mantelcontract, contract op afroep, koopoptie, stilzwijgen
de verlenging, aflopend, doorlopend
Typering lengte contract
Duurcontract, éénmalig contract
Data (bij duurcontracten)
Afsluitdatum, einddatum, opzegtermijn, interne opzegtermijn (wanneer moet intern gestart
worden om de officiële opzegtermijn te halen), optietermijn (optionele termijn waarmee een
afgesloten contract verlengd kan worden), rappeldatum voor tussentijdse heroverweging
Garantietermijn (bij éénmalige contracten)
Gebruik gemaakt van standaard contract (ja/nee; als nee: naam interne medewerker die de
juridische toets heeft gedaan)
Betalingstermijnen
Aflevertermijn
Afdeling waar het contract onder valt
Relatie met andere contracten
Type relatie (hoofd versus sub contract; koopcontract versus onderhoudscontract))
Offertes
24
Leverancier die de offerte heeft ingediend
Vindplaats offerte (archief nummer)
Datum offerte
Vervaldatum offerte
Vergoeding offerte
Diversen
Het systeem moet kunnen controleren of de juiste stappen door de juiste persoon op het
juiste moment worden genomen (beslismomenten)
Het systeem moet inzicht geven in de gelopen procesgang. Het proces moet reproduceerbaar
zijn.
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
De autorisatie moet zodanig geregeld zijn een medewerker gekoppeld kan worden aan één of
meerdere rollen en een rol aan een project of aan een type contract
De schermindeling moet afgestemd zijn op het type contract
Rappelmogelijkheden bij stilzwijgende verlenging
Rappelmogelijkheden op data (bereiken opzegtermijn, bereiken interne opzegtermijn)
Afdelingen moeten bij reorganisaties gewijzigd kunnen worden in bulk verwerking en indivi-
dueel
Het systeem moet informatie kunnen aanleveren aan het management informatie systeem.
De leverancier moet inzage geven in het gegevensmodel (inclusief de relaties tussen de tabel-
len) van het systeem of op een andere wijze een koppeling verzorgen.
Vast te leggen documenten
Behoeftestelling
Gemaakte afspraken precontractuele fase (briefwisseling, mail, fax)
Aangegane verplichtingen
Intentieverklaring
Correspondentie contractuele fase (briefwisseling, mail, fax)
Contract met aanhangsel en toevoegingen
Koppelingen naar bedrijfsprocessen
Het is belangrijk dat de contractenmodule vanuit andere bedrijfssystemen (bv. workflowsysteem)
te raadplegen en te muteren is.
5.4
Randvoorwaarden
Technische randvoorwaarden
De technische randvoorwaarden zijn afhankelijk van de technische infrastructuur van de organi-
satie.
Organisatorische aspecten
Bij de invoering van het systeem kunnen bijvoorbeeld de volgende organisatorische aspecten een
rol spelen:
Welke afdelingen als pilot dienen bij de invoering van het systeem
Uit de pilot moet in ieder geval blijken wat het tijdsbeslag is dat gepaard gaat met het
registreren van de contracten.
Het applicatiebeheer van het systeem moet bij een afdeling ondergebracht worden. Dit kan
25
bijvoorbeeld de facilitaire afdeling zijn.
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
Er zal zowel centraal als decentraal gemuteerd worden. Het moet binnen een afdeling duide-
lijk zijn wie wat mag muteren. Vraag is of degene, die als contactpersoon bij het tot stand
komen van een contract functioneert, het systeem muteert of dat dit overgelaten wordt aan
een administratieve kracht.
De signaleringsfunctie zal centraal bewaakt worden, waarbij de signalen van centraal naar
decentraal worden doorgegeven (voorbeeld van een signaal is het verstrijken van termijnen).
26
C O N T R A C T B E H E E R E N C O N T R A C T M A N A G E M E N T
6. LEVERANCIERS SOFTW
Naam
Adres
Postcode
Plaats
Tel.nr.
Naam pakket
Internet
Deltacare B.V.
Balkweg 7
5232 BT
s Hertogenbosch
073-6444666
DC-I
www.deltacare.nl
PinkRoccade Public Sector
Landdrostlaan 51
Postbus 1019
7301 BG
Apeldoorn
055-5387171
Proquro
www.proquro.nl
Contracto B.V.
Stationstraat 2
8181 CX
Heerde
0578-690000
Contracto
www.contracto.nl
BCT - The Document Store
Heiberg 40
6436 CL
Amstenrade
046-4424545
CORSA/Contract
www.bct.nl
Planon BV
Wijchenseweg 8
6537 TL
Nijmegen
024-6413135
Contracten
www.planon.nl
Schreuder Bedrijfsadviezen
Duinweg 52
3735 LD
Bosch en Duin
030-6931505
Buywatch
www.buywatch.nl
& Automatisering BV
Esize
Rijksweg 11
1398 PN
Muiden
0294-483569
Esize Contract-
www.esize.nl
management
ARE CONTRACTBEHEER
Cardbox
Perikweg 128
7512 DT
Enschede
053-4319783
Cardbox
www.cardbox.nl
Hummingbird (via l
Buitenomweg 13
2811 BM
Reeuwijk
0182-389670
everancier Xelion in Delft)
Xelion
Staalweg 44
2612 KK
Delft
015-2511411
Contract Lifecycle
Management
www.xelion.nl
Alerta Nederland
Postbus 9140
1180 MC
Amstelveen
020-4417210
Alerta
www.alerta.nl
Samsom
Prinses Margrietlaan 3
2404 HA
Alphen aan de Rijn
0172-466633
Contractbeheer
www.samson.nl
Oracle
Postbus 147
3454 ZJ
De Meern
030-6699000
www.oracle.nl
Salesmanager Software BV
Hettenheuvelweg 37H
1101 BM
Amsterdam ZO
020-6965650
Salesmanager
www.salesmanager.nl
Facility Plaza BV
Postbus 1078
1200 BB
Hilversum
035-6420947
Eniac
Postbus 2065
5300 CB
Zaltbommel
0418-570700
www.eniac.nl
Centric
Doesburgweg 7
2803 PL
Gouda
0182-562944
www.centric.nl
GAC
Postbus 23
5090 AA
Middelbeers
013-5146800
www.gac.nl
Inkoopadviesbureau
Florijn 45
1628 RK
Hoorn
0229-218301
Buy Watch
www.florijnen.nl
De Florijnen
Proclare NV
Postbus 11280
3004 EG
Rotterdam
010-2625200
7 . L E D E N N P P P W E R K G R O E P C O N T R A C T M A N A G E M E N T
Marcel van den Berg Schiphol Group berg_m2@schiphol.nl
Karin van IJsselmuide Gemeente Vlaardingen karin.van.ijsselmuide@vlaardingen.nl
Mariëlle Leenders Gemeente Landgraaf marielle.leenders@landgraaf.nl
Robert Pastoor Belastingdienst bm.pastoor@belastingdienst.nl
Carla Wortman Yacht Management carla.wortman@nl.yachtgroup.com
Cor Zwart Gemeente Alkmaar czwart@alkmaar.nl
27
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT
28
CONTRACTBEHEER EN CONTRACTMANAGEMENT