Checklist E-procurement
CA 1.20 - 1
CA 1.20
Checklist E-procurement
Vraag:
Wat is e-procurement?
Antwoord:
E-procurement is letterlijk elektronisch inkopen, oftewel het inkopen van pro-
ducten en diensten door bedrijven of bij bedrijven waarbij gebruik gemaakt
wordt van internettechnologie.
Vraag:
Welke onderdelen van het inkoopproces kunnen ondersteund worden door het
gebruik van e-procurement?
Antwoord:
Alle onderdelen die bij inkopen horen, van specificatie en het zoeken en selec-
teren van leveranciers tot en met de contractering, het bestellen en de admini-
stratie van levering, facturering en procesmonitoring kunnen worden onder-
steund door e-procurement.
Vraag:
Welke onderdelen van het inkoopproces worden momenteel het meest onder-
steund door e-procurement?
Antwoord:
Vooral voor het operationele inkoopproces (vanaf het plaatsen van een bestel-
aanvraag door een eindgebruiker, eventuele autorisatie door andere functio-
narissen tot en met de ontvangst van het product of de dienst), is een groot
aantal systemen beschikbaar. Deze systemen, ook wel catalogussystemen ge-
noemd, maken het voor de eindgebruiker mogelijk bestellingen te doen. Ook
het gebruik van veilingen (e-reversed auctions) neemt steeds verder toe, zie
hiervoor checklist CA 1.22).
Vraag:
Wat levert e-procurement op?
Antwoord:
E-procurement levert het volgende op:
·
meer flexibiliteit;
22 Inkoopmanagement
www.factomedia.nl
augustus 2004
ca/ca_1_20
CA 1.20 - 2
Checklist E-procurement
·
creatieve oplossingen binnen het inkoopproces;
·
meer greep op de uitgaven;
·
een betere uitnutting van inkoopcontracten;
·
lagere proceskosten;
·
tijdsbesparing;
·
een reductie van het aantal strategische leveranciers;
·
een grotere diversiteit aan eenmalige leveranciersrelaties.
Vraag:
Waarom leidt e-procurement tot een betere beheersing van het inkoopproces?
Antwoord:
Omdat elke orderaanvraag en elke order van begin tot eind gevolgd kunnen
worden met het systeem zonder dat dit moeite kost. Tevens zorgt e-procure-
ment voor een sterke vermindering van bestellingen buiten contracten om. De
interne klant / gebruiker bestelt in het systeem zijn product en/of dienst, en ziet
niet eens bij welke leverancier de order geplaatst wordt. Verder is er minder
noodzaak om elke order te checken, omdat er reeds ingebouwde autorisatie-
mogelijkheden zijn. Alle uitgaven kunnen op gedetailleerd niveau worden ge-
volgd. En omdat alle stappen van het operationele inkoopproces zijn vastge-
legd, is al die informatie eenvoudig in prestatie-indicatoren om te zetten ter
ondersteuning van het management.
Vraag:
Welke soort e-procurement bestelapplicaties worden onderscheiden?
Antwoord:
E-procurement kan bestaan uit een één-op-n (one-to-many), n-op-één (many-
to-one) of een n-op-n (many-to-many) toepassing. Een één-op-n applicatie
(ook wel buyside applicatie genoemd) is een inkooptoepassing waarbij één in-
kopende organisatie met meerdere leveranciers zaken doet. Een n-op-één ap-
plicatie (ook wel sellside applicatie genoemd) is een toepassing van één leve-
rancier waarlangs meerdere inkopende partijen inkopen. Een n-op-n toepas-
sing is een marktplaats waarbij meerdere inkopende en verkopende partijen
met elkaar zaken doen.
Vraag:
Door welke organisaties worden één-op-n (buyside) applicaties gebruikt?
Antwoord:
Buyside applicaties worden met name gebruikt door grote organisaties (vanaf
zo'n 3000 medewerkers) die zichzelf grote investeringen in een dergelijk e-pro-
curement systeem kunnen veroorloven en die voldoende macht over hun leve-
ranciers hebben om deze te dwingen volgens hun buyside methodiek te werken.
Vraag:
Door welke organisaties worden n-op-één (sellside) applicaties gebruikt?
22 Inkoopmanagement
www.factomedia.nl
augustus 2004
ca/ca_1_20
Checklist E-procurement
CA 1.20 - 3
Antwoord:
Sellside applicaties zijn met name geschikt voor kleine organisaties die inkopen
via de webapplicaties van hun leveranciers. Het inkopen via dit soort applica-
ties zorgt voor kleine organisaties voor een efficiënter inkoopproces, uitnutting
van contracten en een reductie van het aantal leveranciers.
Vraag:
Door welke organisaties worden marktplaatsen gebruikt?
Antwoord:
Marktplaatsen kunnen door elke organisatie gebruikt worden. Afhankelijk van
het soort in te kopen product of de in te kopen dienst zullen organisaties van
andere marktplaatsen gebruik maken. In het onderdeel marktplaatsen zijn de
relevante keuzes verder uitgewerkt, zie hiervoor checklist CA 1.21.
Vraag:
Wat doet een catalogusapplicatie?
Antwoord:
Een catalogusapplicatie stroomlijnt het operationele inkoopproces, het proces
van het plaatsen van een bestelling tot en met het afhandelen van een factuur.
Het bestelproces komt te liggen bij de eindgebruiker die via zijn PC allerlei
producten (en diensten) uit de catalogus kan bestellen. Door het vastleggen van
al die informatie worden levering en afhandeling van de factuur vereenvoudigd.
Daarnaast kan die informatie gebruikt worden als managementinformatie.
Vraag:
Is een catalogusapplicatie voor elk bedrijf geschikt?
Antwoord:
In principe wel, de soort applicatie hangt echter sterk af van de grootte van een
bedrijf en het aantal vestigingen dat een bedrijf heeft. Een groot bedrijf zal
veelal kiezen voor een catalogusapplicatie of een uitbestede catalogusapplicatie
waar ze veel invloed op uit kan oefenen. De diverse ERP-pakketten (Enterprise
Resource Planning) hebben ingebouwde bestelapplicaties, denk aan SAP, JD
Edwards, etc. Een klein bedrijf kan kiezen voor het bestellen via een externe
catalogusapplicatie waar de producten en diensten standaard zijn. Hoe groter
de organisatie, hoe uitgebreider het pakket aan producten en diensten dat via
het systeem kan worden ingekocht.
Vraag:
Mijn inkooporganisatie is volledig ingesteld op het maken van bestellingen en
werkt voornamelijk administratief. Wat betekent het invoeren van een catalo-
gusapplicatie?
Antwoord:
De administratieve taken binnen de inkoopafdeling zullen op termijn verdwij-
nen. Dit betekent dat de inkoopmedewerkers ander werk moeten gaan doen,
22 Inkoopmanagement
www.factomedia.nl
augustus 2004
ca/ca_1_20
CA 1.20 - 4
Checklist E-procurement
werk wat doorgaans een hoger abstractieniveau heeft en meer opleiding vraagt.
Indien uw medewerkers dit werk niet aankunnen, zult u voor hen andere werk-
zaamheden moeten zoeken. Het onderhouden van de cataloguscontent is wel-
licht een mooie klus voor een aantal van hen. Er kan echter ook voor gekozen
worden om het beheren van de informatie in de catalogus over te laten aan de
leveranciers of een externe partij.
Vraag:
Heeft implementatie van een catalogusapplicatie consequenties voor het ove-
rige personeel?
Antwoord:
Ja, door het automatiseren van de bestel- en goedkeuringsprocedures zullen
leidinggevenden minder tijd kwijt zijn met het beoordelen of iets wel of niet
aangeschaft mag worden en zal dat traject sneller gaan. Ook het matchen van
facturen (=koppelen factuur aan bestelling en/of goederenontvangst) wordt
veel efficiënter omdat bestelling en goederenontvangst vastgelegd worden. Dit
kan zeker personele consequenties binnen de factuuradministratie hebben. De
laatste wijziging is dat gebruikers / interne klanten zelf hun bestellingen in het
systeem plaatsen.
Vraag:
Heeft het gebruik van een catalogusapplicatie op de werkvloer ook negatieve
gevolgen?
Antwoord:
Dat zou kunnen voor `grootgebruikers' van bepaalde producten. Het vergelij-
ken van het verbruik van producten tussen afdelingen wordt zeer eenvoudig
omdat van elke besteller ook zijn afdelingscode (of kostenplaats) vastligt.
`Grootgebruikers' zullen dus eerder opvallen en maatregelen zullen waarschijn-
lijk ook niet uitblijven. Mogelijkerwijs moet de organisatie ook investeren in
een systeem of extra computers voor medewerkers die bestellingen moeten kun-
nen plaatsen.
Vraag:
Wat zijn de geschatte besparingen van het inzetten van een catalogusapplicatie
voor een groot bedrijf?
Antwoord:
Gemiddeld kunnen de orderkosten (totale kosten voor afhandeling van een
inkooporder) gehalveerd worden en zullen ook besparingen gehaald worden
door het beter inkopen via bestaande contracten. Deze laatste besparing kan
oplopen tot 10-15% van de ingebrachte contractwaarde, uiteraard is dit laatste
percentage afhankelijk van het huidige gebruik van de raamovereenkomsten.
Vraag:
Heeft het invoeren van een catalogusapplicatie consequenties voor leveran-
ciers?
22 Inkoopmanagement
www.factomedia.nl
augustus 2004
ca/ca_1_20
Checklist E-procurement
CA 1.20 - 5
Antwoord:
Ja zeker. Leveranciers dienen alle informatie over producten en diensten digi-
taal aan te leveren, vaak in een vooraf nauwkeurig gedefinieerd formaat. Daar-
naast zal de leverancier zijn orderproces moeten inrichten op het ontvangen en
uitvoeren van bestellingen via het systeem.
Vraag:
Heeft het invoeren van catalogusapplicaties voordelen voor leveranciers?
Antwoord:
Indien een leverancier de opdrachten die hij ontvangt elektronisch kan verwer-
ken en automatisch kan doorzetten naar zijn eigen ordersystemen, wordt de
orderadministratie bij de leverancier een stuk eenvoudiger.
Vraag:
Hebben catalogusapplicaties omzetvoordelen voor leveranciers?
Antwoord:
Doordat contracten over het algemeen beter gebruikt worden in een catalo-
gusapplicatie mag een leverancier ervan uitgaan dat door het opnemen in een
catalogus zijn omzet bij de betreffende klant omhoog zal gaan.
Vraag:
Waarom levert een catalogusapplicatie meer en betere managementinformatie?
Antwoord:
In een catalogusapplicatie wordt het hele bestelproces vastgelegd, vanaf de
keuze door de eindgebruiker tot en met de levering van het product. Op dat-
zelfde detailniveau kan al die informatie verkregen worden, waardoor veel be-
tere gebruiksgegevens beschikbaar zijn. Deze managementinformatie zal hel-
pen bij het stroomlijnen van het verbruik tussen verschillende afdelingen en
geeft betere input voor het afsluiten van nieuwe contracten.
Vraag:
Heeft een catalogusapplicatie voordelen voor mijn factuuradministratie?
Antwoord:
Ja zeker. Aangezien bestellingen beter worden geadministreerd door degene die
het product ook daadwerkelijk nodig heeft, en ook ontvangsten elektronisch
worden vastgelegd, is het matchen van een factuur met een bestelling zeer een-
voudig geworden. Daarnaast gebeurt het toerekenen van bestellingen aan kos-
tenplaatsen ook automatisch door het koppelen van personen en functies (met
hun bestellingen) aan kostenplaatsen. Als de bestelmodule gekoppeld is aan de
administratie, kan op termijn zelfs automatisch betaald worden.
Bron: TQL (www.tql.nl) en bewerkt door ir. R. van der Honing.
22 Inkoopmanagement
www.factomedia.nl
augustus 2004
ca/ca_1_20