BEROEPSCODE
VOOR DE INKOPER
VOORWOORD
In een voordracht voor leden van NEVI schetste de toenmalige voorzitter van
de NEVAT (Nederlandse Vereniging Algemene Toelevering, waarin
tweehonderd toeleveranciers zijn verenigd), dat de situatie voor de
Nederlandse toeleveranciers in één woord allerbelabberst is. Zij worden
volgens die voorzitter geknipt en geschoren door de inkopers van
uitbesteders. In hoeverre dit waar is doet minder ter zake. Het gevoelen
bestaat bij een aantal toeleveranciers.
NEVI onderschrijft al jaren de ethische code van de IFPMM (International
Federation of Purchasing and Materials Management). Deze code blijkt op tal
van punten nogal vaag te zijn. NEVI had als professionele organisatie daarom
de behoefte aan een beter uitgewerkte Beroepscode voor de inkoper.
Een werkgroep van NEVI heeft zich dan ook recentelijk met verve op dit
onderwerp geworpen.
Inzake gedragscodes worden in de literatuur twee extreme zienswijzen naar
voren gebracht. Enerzijds zijn de codes te zien als middel tot
criminaliteitspreventie. Anderzijds zijn ze te beschouwen als middel om alles
impliciet te legaliseren dat niet expliciet wordt verboden in de codes. Met de
tweede zienswijze kon de werkgroep zich niet verenigen. Zij ziet de
onderhavige code als een handreiking die echter niet de plaats kan innemen
van het gezond verstand en het geweten.
Uitgangspunt bij de opstelling van deze Beroepscode was, dat de topleiding
van een organisatie ethisch gedrag dient aan te moedigen. De Beroepscode
dient bij voorkeur te passen binnen een door die topleiding uitgewerkte
Bedrijfscode.
Deze beroepscode geldt ons inziens niet alleen voor inkopers die werkzaam
zijn in inkoopafdelingen, maar tevens voor eenieder die in een organisatie,
bedrijf of onderneming (incidenteel) inkoopt en dan als inkoper optreedt.
Inkopers kopen steeds meer in het buitenland in, waar de wetgeving en
handelsgebruiken sterk kunnen afwijken van die in Nederland. Weliswaar
wordt op dit aspect pas in het 'Tot slot' ingegaan, dit wil echter niet zeggen
dat dit onderwerp daarom minder belangrijk is. Integendeel: "Last but not
least".
Prof.ir. C.H.V.A. Botter
Voorzitter NEVI
INLEIDING
De Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI) heeft als doel,
om bij hen die betrokken zijn bij de uitoefening van de inkoopfunctie de
vakbekwaamheid en professionaliteit op te voeren. Tevens wil zij een juist
begrip voor de inkoopfunctie bevorderen.
Om deze vakbekwaamheid en professionaliteit te verzekeren is het van
belang dat inkopers hun integriteit bewaken. Alleen een beroepsgroep waarin
betrokkenen zelf en de samenleving in het algemeen vertrouwen hebben, zal
haar maatschappelijke bijdrage kunnen rechtvaardigen. Dit betekent dat een
inkoper alleen met een voldoende basis van vertrouwen en integriteit de
inkoopfunctie op een professionele wijze kan uitvoeren.
Vanuit dit standpunt is deze beroepscode voor inkopers in overeenstemming
met de IFPMM-code geformuleerd door een werkgroep van NEVI. Zo hoopt
NEVI het bewustzijn en de acceptatie van gepast gedrag bij alle inkopers in de
Nederlandse bedrijven te versterken. Iedere inkoper draagt namelijk in zijn
doen en laten bij tot de integriteit en betrouwbaarheid van de beroepsgroep.
De beroepscode geeft een handreiking voor de omgang met dilemma's die
typerend zijn voor de inkoopfunctie. Deze handreiking kan echter niet de
plaats innemen van het gezond verstand en het geweten.
Deze publikatie bestaat uit de volgende onderdelen:
1. de
functie van de inkoper;
2.
de beroepscode, en
3.
een toelichting waarin de beroepscode wordt uitgewerkt.
Indien u vragen heeft over de beroepscode kunt u contact opnemen met het
secretariaat van NEVI, telefoonnummer: 079 3300766, e-mail: VER@NEVI.nl.
1. DE FUNCTIE VAN DE INKOPER
De functie van de inkoper is het van externe bronnen verwerven van
goederen en diensten die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, de
instandhouding van de onderneming en de bedrijfsvoering, onder de voor de
onderneming gunstigste voorwaarden.
Om deze functie goed te kunnen vervullen dient niet alleen rekening te
worden gehouden met de belangen van de eigen onderneming maar ook
met die van andere betrokkenen, zoals huidige en potentiële leveranciers,
interne en externe collega-inkopers en de samenleving (o.a. de uiteindelijke
afnemers).
Relaties van de inkoper
Een doordachte belangenafweging kan veel onnodige problemen bij de
uitoefening van de inkoopfunctie voorkomen.
2. DE BEROEPSCODE
Voor een verantwoorde uitoefening van de inkoopfunctie zijn de volgende
vier uitgangspunten (I t/m IV) onmisbaar. Deze uitgangspunten hangen
uiteraard in bepaalde gevallen sterk samen. Ieder van de vier uitgangspunten
wordt uitgewerkt in enkele richtlijnen die als toets kunnen dienen voor het
doen en laten van inkopers.
I Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming
De inkoper dient het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke
belangen of gevoelens) als uitgangspunt te nemen bij de uitoefening van de
inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang van de afnemers van
produkten en diensten van de onderneming.
1.1
Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met
ondernemingsbelangen, dienen door de inkoper uit eigen beweging
te worden gemeld aan zijn leidinggevende.
1.2
De inkoper dient het vragen om dan wel accepteren van geld,
leningen en kredieten van huidige of potentiële leveranciers na te
laten. Tevens dient hij het accepteren van geschenken, amusement,
gunsten of diensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van
beïnvloedbaarheid moet hierbij worden vermeden.
1.3
Alle middelen en bronnen van informatie die de inkoper ter
beschikking staan vanwege het dienstverband met de onderneming
dienen enkel in het ondernemingsbelang te worden gebruikt.
1.4
Betrokkenheid van de inkoper bij het accepteren of bedingen van
gereduceerde prijzen bij leveranciers voor produkten of diensten voor
persoonlijk niet-zakelijk gebruik door de medewerkers is alleen
toelaatbaar met instemming van de onderneming.
II Leveranciers rechtvaardig behandelen
De inkoper dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden,
waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden
gehouden.
2.1
De inkoper dient alle leveranciers van correcte en niet-misleidende
informatie te voorzien.
2.2
De inkoper mag leveranciers niet onder druk zetten om informatie
over concurrenten te verstrekken.
2.3
De inkoper dient de leverancier duidelijk te wijzen op de mogelijke
consequenties wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van
zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende onderneming.
III Eerlijke concurrentie ondersteunen
Relevante leveranciers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om
mee te dingen naar opdrachten.
3.1
Prijs-, produkt- en procestechnische informatie die tijdens het
uitoefenen van de inkoopfunctie verkregen is van leveranciers dient
vertrouwelijk te worden behandeld.
3.2
De inkoper dient alle potentiële leveranciers van gelijke informatie te
voorzien.
3.3
Koppeling van inkoopovereenkomsten aan verkoopovereenkomsten
(reciprociteit) dient te worden vermeden wanneer dit de concurrentie
beperkt.
3.4
Leveranciersselectie dient primair te geschieden op basis van
objectieve criteria en dus niet op grond van persoonlijke voorkeuren.
IV Reputatie van de professie hoog houden
Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed
functioneren van de inkoper.
4.1
De inkoper dient te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van
deskundigheid na te streven.
4.2
Afspraken en overeenkomsten dienen te worden nagekomen.
4.3
De inkoper dient, waar mogelijk, een bijdrage te leveren aan de
bevordering van de kwaliteit en het aanzien van de inkoopfunctie.
Tot slot:
Iedere inkoper draagt de verantwoordelijkheid om al zijn handelingen in
overeenstemming met de bovengenoemde uitgangspunten en richtlijnen en
in overeenstemming met de geldende wetgeving, uit te voeren. Zoals reeds
in de Inleiding gesteld, kan deze handleiding niet de plaats innemen van het
gezond verstand en het geweten.
3. TOELICHTING
In dit hoofdstuk wordt de beroepscode toegelicht.
I Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming
De inkoper dient het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke
belangen of gevoelens) als uitgangspunt te nemen bij de uitoefening van de
inkoopfunctie. Daarmee dient hij tenslotte het belang van de afnemers van
produkten en diensten van de onderneming.
1.1
Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met
ondernemingsbelangen, dienen door de inkoper uit eigen beweging
te worden gemeld aan zijn leidinggevende.
Inkopers dragen doorgaans grote verantwoordelijkheden. Niet alleen worden
grote bedragen door hen besteed, zij functioneren ook als een belangrijk
communicatie-kanaal met de externe zakenwereld. Er moet dan ook een
groot vertrouwen in de inkoper worden gesteld. De onderneming laat
belangrijke beslissingen over aan de inkoper die speciaal daarvoor
aangetrokken is. De inkoper dient daarom te allen tijde het
ondernemingsbelang boven zijn persoonlijk belang te laten prevaleren.
Belangen
De situatie, dat er - met het ondernemingsbelang strijdige - persoonlijke
belangen kunnen gaan spelen, moet vermeden worden. Enkele voorbeelden
van praktijken die mogelijk strijdige belangen in zich dragen, zijn:
·
het op persoonlijke titel zaken doen met een onderneming die concur-
reert of conflicteert met produkten, activiteiten of doelstellingen van
de onderneming;
·
het op persoonlijke titel zaken doen met een onderneming die een
leverancier van de eigen onderneming is;
·
het gebruik maken van de dienstbetrekking of associatie met de
produkten en/of diensten van de onderneming om externe zakelijke
belangen te bevorderen;
·
het (doen) verwerven van goederen, waarvan de inkoper weet dat de
onderneming daar een potentiële interesse in heeft;
·
het geld lenen van of aan klanten of leveranciers;
·
het gebruiken van de bedrijfsnaam (tenzij toegestaan) om gewicht of
prestige te verlenen aan de steun aan een politieke partij, of om de
verkoop van produkten of diensten van een andere onderneming te
bevorderen.
Inkopers hebben uiteraard het recht om buiten het dienstverband activiteiten
te ontwikkelen van een persoonlijke aard. Het is bijvoorbeeld op zich niet
verkeerd om aandelen te bezitten van een leverancier, concurrent of afnemer
van de onderneming zolang het belang enkel als belegging dient. Over deze
activiteiten dient wel - uit eigen beweging - informatie te worden verschaft
aan de leidinggevende of een vertrouwenspersoon om mogelijke problemen
te voorkomen. In bepaalde gevallen is het raadzaam haar/hem advies in deze
te vragen. Eveneens dienen deze activiteiten in overeenstemming met deze
beroepscode te zijn. Aan indirecte belangen, zoals die van directe familieleden
van de inkoper, wordt dezelfde betekenis verbonden als aan directe
belangen.
Van de inkoper wordt verwacht dat hij regelmatig een zelf-evaluatie uitvoert
met betrekking tot externe belangen, om te beoordelen of deze strijdig
zouden kunnen zijn met de belangen van de onderneming.
Gevoelens
Ook persoonlijke gevoelens kunnen invloed hebben op zakelijke beslissingen.
Zo kan het gebeuren dat een inkoper op basis van bijvoorbeeld geslacht,
huidskleur of andere persoonlijke eigenschappen van een vertegenwoordiger
van een leverancier, geen goed functionerende relatie kan ontwikkelen.
Eveneens bestaat de kans dat het met een bepaalde leverancier zo goed klikt
dat daaruit een privé-vriendschap groeit. In beide situaties kan het
aankoopproces ten nadele van de onderneming worden beïnvloed door
persoonlijke gevoelens.
Een inkoper dient daarom te allen tijde bij zichzelf te rade te gaan of de
persoonlijke gevoelens ten opzichte van vertegenwoordigers van de
leveranciers het ondernemingsbelang schaden.
1.2
De inkoper dient het vragen om dan wel accepteren van geld,
leningen en kredieten van huidige of potentiële leveranciers na te
laten. Tevens dient hij het accepteren van geschenken, amusement,
gunsten of diensten van hen te vermijden. Zelfs de schijn van
beïnvloedbaarheid moet hierbij worden vermeden.
De inkoper dient namens de onderneming beslissingen te nemen op basis van
zakelijke overwegingen en objectieve criteria. Het accepteren van goederen
of diensten (giften), die aangeboden worden met de bedoeling of
mogelijkheid om de aankoopbeslissing te beïnvloeden, draagt niet bij aan een
onpartijdige en zakelijke beslissing in het belang van de onderneming en
dient dus vermeden te worden. Het is essentieel om handelingen te vermijden
die de onpartijdigheid van het aankoopbeslissingsproces (schijnbaar)
aantasten.
Giften zijn er in vele vormen. Enkele voorbeelden zijn: geld, kredieten,
kortingen, 'supplier contests', 'sales promotion items', 'product test samples',
gelegenheidscadeau's (bijvoorbeeld kerst-, verjaardags- en trouwcadeaus),
eetwaren, drank, huishoudelijke apparaten, meubels, kleding, leningen in de
vorm van geld of goederen, toegangsbewijzen voor sportwedstrijden of
andere evenementen, zoals diners, feestjes, vervoer, reisjes, vakantiehuizen,
reis- en/of verblijfkostenvergoedingen. Ook aan indirect verkregen giften,
bijvoorbeeld via familieleden, wordt dezelfde betekenis verbonden als aan
direct verkregen giften. Dat wil zeggen dat ook directe familieleden zeer
voorzichtig moeten omspringen met giften van zakelijke relaties van de
inkoper.
Bovengenoemde giften worden niet altijd aangeboden met de intentie om de
aankoopbeslissing te beïnvloeden. Soms worden ze aangeboden als een blijk
van goede wil of als bestendiging van een langdurige zakenrelatie. Maar ook
door het accepteren van deze 'goed bedoelde' giften kan de schijn van
beïnvloedbaarheid gewekt worden.
Om duidelijkheid te scheppen met betrekking tot deze problematiek worden
de volgende richtlijnen aangeraden:
·
geld, leningen, kredieten of persoonlijke kortingen dienen niet te
worden geaccepteerd;
·
het vragen om giften in welke vorm dan ook, voor zichzelf of de
onderneming is niet toegestaan;
·
het aanvaarden van giften kan soms worden gerechtvaardigd
wanneer weigering de leverancier onnodig in verlegenheid brengt
en/of de zakelijke relatie onnodig onder druk zet;
·
giften die van hogere dan binnen de onderneming af te spreken
nominale waarde zijn, dienen te worden geweigerd, geretourneerd of
aan een goed doel te worden geschonken. De gever dient hierover in
kennis te worden gesteld.
Het kan voorkomen dat zakendoen tijdens maaltijden gewenst is. Deze
zakelijke etentjes dienen dan wel een specifiek zakelijk doel te hebben, zoals
het uitsparen van tijd door tijdens de maaltijd door te onderhandelen. Om het
onpartijdig imago niet te schaden zou frequent ontbijten, lunchen of dineren
met dezelfde leverancier vermeden dienen te worden. De inkoper dient
zodanig te handelen dat maaltijden afwisselend door de leverancier en de
onderneming betaald worden.
1.3
Alle middelen en bronnen van informatie die de inkoper ter
beschikking staan vanwege het dienstverband met de onderneming
dienen enkel in het ondernemingsbelang te worden gebruikt.
Middelen
Het gebruik van middelen van de onderneming zoals auto's en
kantoorartikelen, voor een ander dan het ondernemingsbelang, kan de
effectiviteit van de inkoopfunctie verzwakken, doordat deze middelen dan
niet meer (ten volste) voor de uitvoering van de inkoopfunctie beschikbaar
zijn.
De inkoper dient dan ook het gebruik van middelen van de onderneming
voor persoonlijke doeleinden te beperken tot wat door de onderneming als
passend wordt gezien. Om onvoorziene problemen te voorkomen wordt
aangeraden dat een grote mate van openheid wordt betracht ten opzichte
van collega's en leidinggevenden bij het gebruik van middelen van de
onderneming.
Informatie
De inkoper krijgt door zijn contacten met de verschillende afdelingen van zijn
onderneming en met de leveranciers veel informatie ter beschikking die
buiten de dienstbetrekking van aanzienlijke waarde zou kunnen zijn. Het is de
verantwoordelijkheid van de inkoper om te voorkomen dat informatie, die
door middel van het (voormalige) dienstverband met de onderneming
verkregen is, voor een ander belang dan die van de (voormalige) werkgever
wordt gebruikt. Hiertoe dient informatie, die door de onderneming als
vertrouwelijk kan worden beschouwd, dus ook vertrouwelijk te worden
gehouden. Dit geldt ook ten aanzien van medewerkers van dezelfde
onderneming die de informatie niet nodig hebben voor het vervullen van hun
functie. Vertrouwelijke informatie mag pas overgedragen worden aan andere
partijen binnen de onderneming als is vastgesteld dat zij de noodzaak van
geheimhouding begrijpen en daarvoor ook de verantwoordelijkheid
aanvaarden en deze overdracht noodzakelijk is voor de uitoefening van hun
functie.
Mogelijke voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn:
· prijzen;
·
informatie uit offertes;
· kosten-specificaties;
·
formules en/of proces-technische informatie;
·
ontwerp-informatie (tekeningen, schetsen, etc.);
·
ondernemingsplannen, doelstellingen, strategieën, e.d.;
· winstcijfers;
·
informatie ten aanzien van activa;
·
loon- en salarisschalen;
·
persoonlijke informatie over medewerkers of bestuurders;
·
toeleveringsbronnen of leveranciersinformatie;
·
klantenlijsten of klanteninformatie, en
· computer-programmatuur.
Een inkoper zou zich hier de vraag kunnen stellen: "Vind ik het acceptabel als
anderen onze vertrouwelijke informatie op deze wijze zouden behandelen?"
Met andere woorden: "Wat gij niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een
ander niet".
1.4
Betrokkenheid van de inkoper bij het accepteren of bedingen van
gereduceerde prijzen bij leveranciers voor produkten of diensten
voor persoonlijk niet-zakelijk gebruik door de medewerkers is alleen
toelaatbaar met instemming van de onderneming.
De functie van de inkoper is het van externe bronnen verwerven van
goederen en diensten ten behoeve van de bedrijfsuitoefening onder de voor
de onderneming gunstigste voorwaarden.
Als de inkoper in opdracht van leidinggevenden tot inkopen voor niet-zakelijk
gebruik overgaat, dienen de volgende richtlijnen te worden gevolgd:
·
vermijd het gebruik maken van de koopkracht van de onderneming
om speciale aankopen te doen voor specifiek persoonlijk niet-zakelijk
gebruik;
·
als persoonlijke inkoopprogramma's bestaan, moet de inkoper zich
ervan verzekeren dat de regelingen eerlijk zijn ten opzichte van de
leveranciers, de medewerkers en de onderneming en dat de
inkoopprogramma's in gelijke mate beschikbaar zijn voor alle
medewerkers;
·
voorzichtigheid dient te worden betracht om te voorkomen dat voor -
door de onderneming ondersteunde - inkoopprogramma's speciale
concessies van de leveranciers worden geëist, en
·
de leverancier moet er van op de hoogte worden gesteld dat de
aankopen niet voor de onderneming bestemd zijn maar voor niet-
zakelijk gebruik door de medewerkers.
Er zijn gevallen waar de inkopen voor persoonlijk gebruik wel te
rechtvaardigen zijn daar deze wel een zakelijk doel hebben.
Enkele voorbeelden: werk-gerelateerde veiligheid-uitrustingen, hand-
gereedschappen en computer hardware of software voor het thuis verrichten
van arbeid voor de onderneming.
II Leveranciers rechtvaardig behandelen
De inkoper dient een positieve relatie met leveranciers te onderhouden,
waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden
gehouden.
2.1
De inkoper dient alle leveranciers van correcte en niet-misleidende
informatie te voorzien.
Uitwisseling van informatie tussen de inkoper en de leverancier kan dilemma's
opleveren. Door zijn verantwoordelijkheid om zo gunstig mogelijke
voorwaarden voor de onderneming te bewerkstelligen zou de inkoper door
korte termijn prioriteiten de leverancier kunnen misleiden en daarmee de
zakelijke relatie onder onnodige en onwenselijk grote druk kunnen zetten.
Er dient te allen tijde sprake te zijn van een dusdanige informatievoorziening,
dat de potentiële leverancier een gedegen schatting kan maken van de risico's
die hij voor zijn rekening zal nemen. Moedwillige overdrijving van de afname
bijvoorbeeld, beperkt de leverancier in zijn mogelijkheden voor de
onderbouwing van zijn beslissing om al of niet te leveren tegen de door de
inkoper gewenste voorwaarden.
Mogelijkheden, om het bluffen over te bestellen hoeveelheden te voorkomen
kunnen zijn:
·
het differentiëren van prijzen naar bestelde hoeveelheden en aan het
eind van de periode afrekenen op basis van daadwerkelijk afgenomen
hoeveelheid;
·
het opsplitsen van de kostprijs in vaste en variabele kosten, waarna de
vaste kosten direct vergoed worden en de variabele kosten plus
afgesproken marge per afgenomen produkt betaald worden.
Aan de leveranciers dient duidelijk te worden gemaakt met welk doel
bepaalde offertes aangevraagd worden. Hiermee wordt voorkomen dat
offertes aangevraagd worden die enkel dienen voor
budgetbepalingsdoeleinden, zonder dat de leverancier hiervan op de hoogte
is. De leverancier kan dan veel kosten hebben gemaakt om een offerte op te
stellen in de veronderstelling dat er daadwerkelijk een opdracht toegekend
zou worden.
Tevens dienen er alleen offertes te worden aangevraagd bij leveranciers die
kans maken op de toe te kennen opdracht; dus leveranciers waarvan
daadwerkelijk wordt overwogen om er een relatie mee aan te gaan.
2.2
De inkoper mag leveranciers niet onder druk zetten om informatie
over concurrenten te verstrekken.
De inkoper onderhoudt belangrijke en waardevolle contacten met de
omgeving van de onderneming. Dat de inkoper via deze contacten informatie
verkrijgt over concurrenten is niet alleen onvermijdelijk maar ook wenselijk.
Echter, wanneer een leverancier geen informatie over concurrenten wil
prijsgeven dient dat standpunt te worden gerespecteerd en mag dat geen
negatieve invloed hebben op de leveranciersselectie. In tegendeel zelfs, een
dusdanige houding van de leverancier ten aanzien van de bedrijfsinformatie
van zijn afnemers schept een basis van vertrouwen. Deze leverancier zal naar
alle waarschijnlijkheid ook informatie over de onderneming van de inkoper
niet aan concurrenten beschikbaar stellen.
Brede toepassing van geheimhoudingsverklaringen in contracten kan op
lange termijn mogelijke probleemsituaties voorkomen en wordt dan ook
aangeraden.
2.3
De inkoper dient de leverancier duidelijk te wijzen op de mogelijke
consequenties wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van
zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende onderneming.
Naast de eigen verantwoordelijkheid van de leverancier dient de inkoper in
het oog te houden dat de leveranciers niet voor een onverantwoord groot
deel van hun omzet afhankelijk worden van de inkopende onderneming.
De vraag is natuurlijk wat een onverantwoord groot deel van de omzet is.
Twee factoren spelen hierbij een belangrijke rol: het belang voor de
onderneming om de toelevering bij één (of weinig) leverancier(s) te
concentreren en het risico voor de leverancier dat de grote afnemer zich
terugtrekt, c.q. moet terugtrekken gezien de omzetontwikkeling.
Het belang dat een onderneming heeft om de bestellingen bij één (of weinig)
leverancier(s) te concentreren kan voortkomen uit leereffecten en
schaalvoordelen bij de leverancier of uit het feit dat het desbetreffende
produkt nog in een vroege fase van de levenscyclus is, met als gevolg dat er
slechts weinig (geschikte) aanbieders zijn. De onderneming moet wel
rekening houden met de risico's die verbonden zijn aan de concentratie van
zijn aankopen bij één leverancier.
Of de leverancier het risico wil lopen dat de grote afnemer zich (deels)
terugtrekt, terwijl er een hoge mate van afhankelijkheid bestaat, is in essentie
een bedrijfseconomische overweging van de leverancier zelf. Om een
verantwoorde beslissing te kunnen nemen dient er te allen tijde een eerlijke
relatie met de leverancier te worden onderhouden zodat de leverancier ruim
van tevoren kan anticiperen op een eventuele beëindiging of inkrimping van
de zakelijke relatie.
Veel ondernemingen hanteren een vast percentage voor het maximum
aandeel dat de onderneming in de omzet van één leverancier mag of wil
hebben. Dit percentage zou per individueel bedrijf en produkt apart moeten
worden vastgesteld. Om dreigende afhankelijkheid te voorkomen kan een
extra toeleveringsbron binnen of buiten de onderneming ontwikkeld worden.
III Eerlijke concurrentie ondersteunen
Relevante leveranciers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om
mee te dingen naar opdrachten.
Het is belangrijk alle relevante leveranciers gelijke kansen te bieden. Zo
moeten vele publieke organisaties voor grote aankopen mogelijk geïnteres-
seerde partijen daarvan op de hoogte brengen. Vele private organisaties doen
dit niet, maar vragen uit bedrijfseconomische overwegingen selectief offertes
aan. Het is niet per se on-ethisch voor private organisaties om de toegang tot
het aankoopproces te beperken.
Vooropgesteld dient te worden dat een private organisatie het volste recht
heeft om alleen zaken te doen met bepaalde leveranciers. Daar dit nadelig
kan zijn voor het resultaat van de onderneming moet de beslissing niet door
de inkoper, maar op hoger niveau in de organisatie worden genomen.
Tevens is een selectie van relevante leveranciers door de inkoper niet on-
ethisch wanneer deze gebaseerd is op objectieve criteria die betrekking
hebben op het zakelijk doel van de inkoop. Deze - voor alle leveranciers
gelijke - criteria dienen voor of tijdens de offerte-aanvraag duidelijk te
worden gemaakt aan de leveranciers, evenals voorwaarden ten aanzien van
de offerte, de eventuele tussentijdse aanpassing van de offerte en de
onderhandelingsprocedure.
Het is normaal en zelfs gewenst om zakelijke lange-termijn relaties te
ontwikkelen met leveranciers. Deze relaties mogen er echter niet toe leiden,
dat de inkoper mogelijkheden over het hoofd ziet voor het aangaan van
soortgelijke zakelijke relaties met andere leveranciers. De effectiviteit van
eerlijke concurrentie mag niet worden belemmerd door bestaande langdurige
(single-source) contracten.
3.1
Prijs-, produkt- en procestechnische informatie die tijdens het
uitoefenen van de inkoopfunctie verkregen is van leveranciers dient
vertrouwelijk te worden behandeld.
De inkoper dient een eerlijke concurrentie tussen de meedingende
leveranciers te bevorderen door informatie die door deze leveranciers in
vertrouwen via de offerte of tijdens de onderhandelingen aan de inkoper
beschikbaar is gesteld, niet aan andere leveranciers prijs te geven. Dit geldt
ook voor leveranciers die, op wat voor manier dan ook, deel uitmaken van de
onderneming.
Enkele voorbeelden van gegevens van leveranciers die niet zonder
toestemming aan andere concurrerende leveranciers ter beschikking zouden
mogen worden gesteld, vindt u onder het hoofd 'Vertrouwelijke informatie'
bij richtlijn 1.3.
Het komt regelmatig voor, dat tijdens onderhandelingen indicaties worden
gegeven van het prijsniveau van concurrerende leveranciers met als doel de
geboden voorwaarden nog scherper te krijgen. Dit kan in sommige gevallen
een betere afspraak opleveren, maar op de lange duur is iedereen gebaat bij
het vertrouwelijk behandelen van offertes. Alle leveranciers zullen dan wel de
beste voorwaarden moeten bieden, zodat zij hun ondernemingen op een zo
kosten-efficiënt mogelijke manier moeten inrichten om de inkopers de beste
prijs/kwaliteit verhouding te bieden. Met aanbiedingen, waarin zij
bijvoorbeeld een belofte doen om onder het laagste bod te duiken, kunnen zij
dit niet verwezenlijken. Als alle leveranciers een dergelijk aanbod zouden
doen, zou er geen specifiek bod worden gedaan. Degene die het
openingsbod doet, verkeert dan in een nadelige positie.
3.2
De inkoper dient alle potentiële leveranciers van gelijke informatie te
voorzien.
Om alle offrerende partijen een eerlijke kans te geven bij het meedingen naar
te vergeven opdrachten dienen zij alle gelijke informatie te ontvangen. Dit
betekent bijvoorbeeld dat in het geval dat een potentiële leverancier
aanvullende informatie vraagt, deze informatie ook aan de andere partijen
beschikbaar moet worden gesteld.
Het is niet in het belang van de onderneming om bepaalde leveranciers van
meer of betere informatie te voorzien, zodat dezen daarmee een voorsprong
krijgen ten opzichte van mededingers. De bevoordeelde leverancier krijgt met
de aanvullende informatie een concurrentievoordeel dat niet op basis van zijn
eigen economische verdiensten is verkregen. Een effectieve concurrentie
resulterend in de gunstigste voorwaarden voor de onderneming, is daarmee
niet gediend.
3.3
Koppeling van inkoopovereenkomsten aan verkoopovereenkomsten
(reciprociteit) dient te worden vermeden wanneer dit de concurrentie
beperkt.
Het maken van afspraken met als doel het bevoordelen van een specifieke
afnemer of het beïnvloeden van een leverancier om afnemer te worden, zijn
vormen van de hierboven genoemde koppeling (ook wel reciprociteit
genoemd). Zo ook een specifieke verplichting om te kopen, in ruil voor een
verplichting om te verkopen. Zulke transacties kunnen zowel concurrentie-
beperkend werken als de reputatie van de inkoper en de onderneming op het
gebied van effectieve inkoop en hoge ethische normen aantasten.
Wat een concurrentie-beperkende wederkerige overeenkomst onderscheidt
van een aanvaardbare wederkerige overeenkomst is het motief waarmee de
overeenkomst is aangegaan. De inkoper houdt zich bezig met concurrentie-
beperkende reciprociteit als hij alleen maar inkoopt bij een leverancier
vanwege de afnemersrelatie.
Inkopers moeten daarom oplettend zijn wanneer ze handelen met
leveranciers die ook afnemer van de onderneming zijn. Bevoordeling van een
leverancier, die ook afnemer van de onderneming is, zou alleen plaats mogen
hebben bij gelijke geschiktheid aan andere leveranciers. Het handelen met
een leverancier die ook een goede afnemer is, is op zich geen probleem, als
dit tot gewenste bedrijfsresultaten leidt.
Reciprociteit kan de inkoopfunctie verzwakken. Daarom moet de inkoper op
zijn hoede zijn als reciprociteit aan de orde is.
Een manier om verzoeken van andere afdelingen om een bepaalde afnemer
of leverancier te bevoordelen te beantwoorden, is te wijzen op de (eventueel)
hogere kosten die zijn verbonden aan een niet optimale leveranciersselectie.
Een koppeling van inkoop- aan verkoopovereenkomsten mag niet door
inkoop gestimuleerd worden door lijsten van leveranciers ter beschikking te
stellen aan de marketing of verkoopafdeling. Deze kunnen gebruikt worden
om leveranciers onder dreiging van inkrimping van de afname te laten kopen,
wat niet bevorderlijk is voor eerlijke concurrentieverhoudingen.
De inkoper dient reciprociteit te herkennen alsmede de ethische (en in
sommige landen ook juridische) implicaties te overzien.
3.4
Leveranciersselectie dient primair te geschieden op basis van
objectieve criteria en dus niet op grond van persoonlijke voorkeuren.
Inkopers hebben per definitie afhankelijkheden ten opzichte van het hoger
management. Zo kan het gebeuren dat leidinggevenden op basis van
persoonlijke motieven, die door deze code als niet acceptabel worden
bevonden, de leveranciersselectie proberen te beïnvloeden. Daar een dergelijk
gedrag de effectiviteit van de inkoopfunctie niet ten goede komt, dient de
inkoper ertegen op te treden door bijvoorbeeld te wijzen op de nadelen voor
de onderneming (hogere kosten of minder geschikte kwaliteit), die
voortvloeien uit een onterechte bevoordeling van bepaalde leveranciers.
Indien de leidinggevende vasthoudt aan zijn persoonlijke voorkeur kan deze
beroepscode aan hem/haar worden voorgelegd.
Als het niet mogelijk blijkt de onvoordelige transactie te voorkomen, kan
overwogen worden de afwijkende meningen schriftelijk vast te leggen.
Uiteraard vallen acties, die voortvloeien uit strategische lange termijn
overwegingen bij het hoger management, niet onder deze richtlijn.
IV Reputatie van de professie hoog houden
Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed
functioneren van de inkoper.
4.1
De inkoper dient te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van
deskundigheid na te streven.
Om de inkoopfunctie naar behoren uit te kunnen voeren is een gedegen
deskundigheid met betrekking tot vaardigheden en vaktechnische kennis
noodzakelijk. Ondeskundigheid doet de reputatie van de inkoopprofessie
geen goed, wat nadelige gevolgen kan hebben voor een ieder die met de
inkoopprofessie verbonden is.
Het is daarom de verantwoordelijkheid van iedere inkoper om een gedegen
deskundigheid op te bouwen en te onderhouden. Hiervoor bestaan
verschillende mogelijkheden: uitwisseling van kennis en ervaringen met
collega-inkopers (eventueel via vakbladen); het volgen van opleidingen en
cursussen en het leren uit praktijksituaties.
De inkoper zou zich bereidwillig moeten opstellen tegenover de uitwisseling
van kennis en ervaringen met collega-inkopers van de eigen en andere (niet-
concurrerende) ondernemingen. Deze uitwisseling kan gunstige resultaten
opleveren voor zowel de individuele inkoper als ook de professie in zijn
geheel.
Tevens vormt het volgen van opleidingen en cursussen een zeer effectieve
manier om de deskundigheid van verschillende aspecten van de inkoopfunctie
te verhogen. Ook kunnen hier nuttige contacten worden gelegd met collega-
inkopers.
Maar het meest kan nog altijd geleerd worden vanuit de dagelijkse praktijk.
De inkoper dient open te staan voor ontwikkelingen in de inkooppraktijk.
Wanneer de inkoper zich niet inzet om te leren van de omgeving benadeelt
hij niet alleen zichzelf (door een aanzienlijke achterstand op te lopen ten
opzichte van de concurrentie), maar ook zijn beroepsgroep.
4.2
Afspraken en overeenkomsten dienen te worden nagekomen.
Naleving van gemaakte afspraken en gesloten overeenkomsten naar letter en
geest is noodzakelijk voor de reputatie een betrouwbaar inkoper te zijn.
Betrouwbaarheid is op haar beurt noodzakelijk voor het goed functioneren
van de inkoper op de markt van toeleveringsbedrijven. Een onbetrouwbare
reputatie kan kostbare gevolgen hebben in de vorm van minder gunstige
voorwaarden bij aankopen.
Om bij voorbaat onduidelijkheden en misverstanden te voorkomen, dienen
overeenkomsten een nauwkeurige en waarheidsgetrouwe weergave te
bevatten van alle substantiële zaken, die gedurende het aankoopproces naar
voren zijn gekomen.
De verantwoordelijkheid om afspraken en overeenkomsten na te komen,
geldt niet alleen ten opzichte van de leveranciers waar reeds een zakelijke
relatie mee bestaat, maar ook ten opzichte van andere relaties waarmee de
inkoper vanuit zijn functie te maken heeft, namelijk de onderneming, de
potentiële leveranciers en de collega-inkopers. Alleen door een zorgvuldige
omgang met al deze relaties kan een inkoper op een professionele manier zijn
functie naar behoren uitvoeren.
4.3
De inkoper dient, waar mogelijk, een bijdrage te leveren aan de
bevordering van de kwaliteit en het aanzien van de inkoopfunctie.
De inkoopprofessie heeft zich de laatste decennia reeds sterk ontwikkeld.
Deze ontwikkeling is goed voor de professie en dient dan ook te worden
ondersteund.
De professionele ontwikkeling is een zaak voor alle inkopers. Zij kunnen hun
persoonlijke bijdragen leveren aan de professionele ontwikkeling van de
inkoopfunctie door ideeën en ervaringen uit te wisselen met collega-inkopers
en door een actief lidmaatschap van professionele organisaties.
Deze beroepscode speelt een belangrijke rol in de professionalisering van de
inkoopfunctie. Inkopers dragen daarom mede-verantwoordelijkheid voor het
onder de aandacht brengen van deze beroepscode binnen de onderneming
waarvoor zij werken en voor het zorg dragen dat inkopers de mogelijkheid
krijgen om hun beroeps-verantwoordelijkheden inhoud te geven. Zo kan deze
beroepscode bijvoorbeeld worden opgenomen in een specifieke
ondernemingscode of in een eigen handboek op het gebied van inkoop.
Gedrag van leveranciers
Ook het gedrag van de leveranciers heeft invloed op de reputatie van de
inkoper, de inkopende onderneming en de inkoopprofessie. Door deze
invloed op de reputatie en op basis van de maatschappelijke
verantwoordelijkheid van de inkoper dienen de leveranciers ook te worden
beoordeeld op hun gedrag. Als een leverancier bijvoorbeeld zijn produktie
laat verrichten door minderjarige kinderen of in ernstige mate het milieu
vervuilt om een goedkopere produktie mogelijk te maken, kan de inkopende
onderneming mede-verantwoordelijk worden geacht voor deze praktijken. De
inkoper dient dan ook op te letten of de leveranciers praktijken uitoefenen,
die binnen de onderneming of binnen de inkoopprofessie niet acceptabel
worden bevonden.
Tot slot
Zoals iedere burger dient ook de inkoper zich te houden aan de nationaal en
internationaal geldende wetten. Daartoe dient de inkoper kennis te
verwerven en te onderhouden van de belangrijke wettelijke voorschriften die
het gedrag van inkopers, als vertegenwoordigers van hun onderneming,
reguleren.
Aan het inkopen in het buitenland kunnen andere eisen worden gesteld. De
wetgeving van en handelsgebruiken in bepaalde landen kunnen afwijkend
zijn van die in Nederland. Wanneer het desbetreffende land lagere eisen stelt,
dient de inkoper zich tenminste te gedragen naar de plaatselijk geldende
wetten. Waar mogelijk dient de inkoper zich echter in te zetten om te
handelen in overeenstemming met de in deze code geformuleerde en in de
Nederlandse wetgeving vastgelegde normen.
Indien de wetgeving in het desbetreffende land hogere eisen stelt dan de
Nederlandse wetgeving dient men zich te houden aan die wetten. Deze code
kan dus voor de inkoper geen rechtvaardiging zijn om de geldende wetten te
overtreden.